Termini e Condizioni Generali di Servizio

Premesse

I presenti Termini e Condizioni Generali di Servizio (di seguito "Termini" o "Condizioni Generali") disciplinano l'utilizzo della piattaforma Bookli.ai e ogni rapporto contrattuale tra l'Utente e Bookli S.r.l. (di seguito anche il "Fornitore" o "Bookli").

L'Utente è invitato a leggere attentamente l'intero documento prima di registrarsi e prima di sottoscrivere qualsiasi Piano di Abbonamento. L'accettazione dei Termini avviene mediante consenso espresso al momento della registrazione e, in caso di clausole vessatorie ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c., mediante specifica e separata accettazione resa secondo quanto previsto dall'Art. 28 (Clausole vessatorie).

Il Servizio è riservato esclusivamente a Professionisti che agiscono nell'ambito della propria attività imprenditoriale, commerciale, artigianale o professionale. Il Codice del Consumo (D.Lgs. 206/2005) non si applica al presente contratto.

Da sapere a colpo d'occhio

Il presente riepilogo ha valore esclusivamente informativo e non sostituisce gli articoli successivi. In caso di discrepanza con le disposizioni di dettaglio dei presenti Termini, prevalgono queste ultime.

• Il Servizio è riservato esclusivamente a Professionisti (persone fisiche o giuridiche che agiscono nell'ambito della propria attività d'impresa o professionale). È richiesta partita IVA valida.
• Gli abbonamenti sono soggetti a rinnovo automatico; l'Owner può annullarli in qualsiasi momento dalla Piattaforma con effetto al termine del periodo in corso.
• Minuti del Piano: i residui al rinnovo vengono convertiti automaticamente in Minuti Extra "carry-over" con validità di 90 giorni.
• Caratteri del Piano: si azzerano ad ogni ciclo di fatturazione e non sono convertibili in carry-over.
• Minuti Extra acquistati: validi 90 giorni dalla data di acquisto; i residui non utilizzati alla scadenza sono persi e non danno diritto a rimborso in nessun caso.
• Prima di ogni rinnovo automatico, Bookli invia all'Owner un promemoria via email con almeno 7 giorni di anticipo, indicando l'importo che verrà addebitato.
• L'Owner che impiega la Piattaforma per gestire chiamate verso terzi ("deployer" ai sensi dell'AI Act) è tenuto a informare i destinatari della natura artificiale dell'agente AI (art. 50 Reg. UE 2024/1689).
• Per le controversie è competente in via esclusiva il Foro di Milano.

Art. 1 — Definizioni

Ai fini dei presenti Termini, i seguenti termini hanno il significato loro attribuito di seguito:

Soggetti

• "Bookli" o "Fornitore": Bookli S.r.l. – P. IVA 13989710960, capitale sociale €10.000,00 i.v., sede legale in Viale Brianza 80, 20093 Cologno Monzese (MI), Italia. Contatti: support@bookli.ai – PEC bookli@pec.it.
• "Utente": la persona fisica che si registra sulla Piattaforma creando un account personale.
• "Professionista" o "Utente Commerciale": l'Utente che agisce nell'esercizio della propria attività imprenditoriale, commerciale, artigianale o professionale. Il Servizio è riservato esclusivamente a Professionisti in possesso di partita IVA o equivalente identificativo fiscale.
• "Owner": l'Utente che crea un Workspace. In ogni Workspace è presente un solo Owner. Il ruolo dell'Owner, le sue responsabilità contrattuali e i suoi obblighi normativi (AI Act, GDPR, telecomunicazioni) sono disciplinati negli articoli successivi, in particolare agli Artt. 3, 14-bis e 19.
• "Membro Invitato": l'Utente invitato dall'Owner a operare nel Workspace nei limiti dei permessi assegnati. Il Membro Invitato non assume responsabilità contrattuali o normative del Workspace, che restano integralmente in capo all'Owner.

Piattaforma e Servizio

• "Piattaforma" o "Bookli.ai": il sito web bookli.ai e i relativi sottodomini (incluso app.bookli.ai), le applicazioni mobile, le API e il Servizio nella sua interezza.
• "Servizio": l'insieme delle funzionalità offerte dalla Piattaforma, incluse gestione chiamate AI, automazioni, CRM, messaggistica e integrazioni con sistemi terzi.
• "Workspace": l'ambiente di lavoro isolato all'interno della Piattaforma, con propri agenti AI, conversazioni, contatti, automazioni, integrazioni, impostazioni e fatturazione indipendente.

Fatturazione e consumi

• "Piano" o "Piano di Abbonamento": il pacchetto di Servizi sottoscritto per un singolo Workspace.
• "Piano Gratuito" o "Trial": il piano di prova gratuito disciplinato dall'Art. 9.
• "Credito": il saldo disponibile sul Workspace per l'utilizzo dei Servizi a consumo, dato dalla somma dei Minuti del Piano e dei Minuti Extra attivi.
• "Minuti": unità di misura per la fatturazione delle chiamate AI, espressa in minuti e secondi (vedi Art. 11).
• "Minuti del Piano": i Minuti inclusi nell'abbonamento mensile o annuale; i residui al rinnovo vengono convertiti in Minuti Extra carry-over.
• "Minuti Extra" o "Pacchetto Minuti": Minuti acquistati separatamente dall'Owner come ricarica manuale, ricarica automatica o conversione di Minuti del Piano residui ("carry-over"). I Minuti Extra hanno validità di 90 giorni dalla data della loro generazione.
• "Carry-over": la conversione automatica dei Minuti del Piano residui al termine del ciclo di fatturazione in Minuti Extra con validità di 90 giorni dalla data di rinnovo.
• "Caratteri": unità di misura per la fatturazione dei messaggi e delle interazioni testuali.
• "Contatti": i clienti, lead o destinatari delle comunicazioni caricati e trattati all'interno di un Workspace.

Compliance e ruoli normativi

• "AI Act": il Regolamento UE 2024/1689 del 13 giugno 2024.
• "Provider AI": il fornitore di un sistema o di un modello di intelligenza artificiale ai sensi dell'art. 3, punto 3) dell'AI Act. Il termine è distinto dal "Fornitore" (Bookli) di cui sopra.
• "Deployer": il soggetto che impiega un sistema di AI sotto la propria autorità ai sensi dell'art. 3, punto 4) dell'AI Act. Nel rapporto con Bookli, il Deployer è l'Owner del Workspace.
• "GDPR": il Regolamento UE 2016/679.
• "Titolare del trattamento" e "Responsabile del trattamento": hanno il significato loro attribuito dall'art. 4, par. 7 e 8, del GDPR.
• "Sub-processor": il sub-responsabile del trattamento di cui Bookli si avvale ai sensi dell'art. 28 GDPR; l'elenco aggiornato è pubblicato su https://bookli.ai/legal/sub-processors.
• "DPA": la Convenzione di Nomina a Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, disponibile su https://bookli.ai/legal/convenzione-dpa.pdf.

Termini e versioni

• "Termini" o "Condizioni Generali": il presente documento, nella versione in vigore al momento della sottoscrizione o, in caso di modifiche successive, nella versione comunicata e accettata ai sensi dell'Art. 26.

Art. 2 — Oggetto e ambito di applicazione

2.1 Oggetto

I presenti Termini regolano l'accesso e l'utilizzo della Piattaforma e del Servizio da parte dell'Utente. Costituiscono il contratto vincolante tra l'Utente e Bookli a partire dalla data di accettazione espressa in fase di registrazione.

2.2 Requisiti soggettivi

L'accesso alla Piattaforma e l'utilizzo del Servizio sono riservati esclusivamente a Utenti che, alla data di registrazione e per tutta la durata del rapporto contrattuale:

• (a) abbiano compiuto il diciottesimo anno di età;
• (b) abbiano la piena capacità di agire ai sensi dell'art. 2 c.c.;
• (c) agiscano nell'esercizio della propria attività imprenditoriale, commerciale, artigianale o professionale (Professionisti);
• (d) siano in possesso di partita IVA (o VAT number) valida, italiana o estera, ovvero di un equivalente identificativo fiscale attribuito ai soggetti esercenti attività d'impresa o professionale nel Paese di residenza fiscale (a titolo esemplificativo EIN/TIN per gli Stati Uniti, UTR per il Regno Unito, ABN per l'Australia);
• (e) forniscano informazioni veritiere, complete e aggiornate in fase di registrazione e di fatturazione, e si impegnino a mantenerle tali.

L'utilizzo del Servizio da parte di persone fisiche che agiscono per scopi estranei alla propria attività professionale non è consentito.

Art. 3 — Registrazione, account e Workspace

3.1 Obbligo di registrazione

Per accedere alle funzionalità del Servizio, l'Utente deve registrarsi sulla Piattaforma fornendo i dati richiesti in modo completo, veritiero e aggiornato. La registrazione genera un account personale di Utente ai sensi dell'Art. 1.

L'Utente registrato non dispone di alcuna risorsa, Piano o Servizio a pagamento fino al momento in cui crei il proprio primo Workspace o venga invitato a partecipare a un Workspace esistente.

3.2 Modalità di registrazione

La registrazione si perfeziona tramite:

• (a) inserimento dei dati identificativi (nome, cognome) e di contatto (indirizzo email);
• (b) creazione di credenziali di accesso o utilizzo di un metodo di autenticazione federato (Single Sign-On);
• (c) accettazione dei presenti Termini e dell'Informativa Privacy, mediante consenso espresso e, ove richiesto, accettazione separata delle clausole vessatorie ai sensi dell'Art. 28;
• (d) verifica dell'indirizzo email tramite link di conferma o codice OTP.

3.3 Limiti alla registrazione

È vietato:

• (a) registrarsi tramite bot, script o altri mezzi automatizzati;
• (b) creare più account utilizzando il medesimo indirizzo email;
• (c) cedere, condividere o trasferire a terzi le proprie credenziali di accesso;
• (d) registrarsi utilizzando dati identificativi falsi o appartenenti a soggetti diversi.

L'utilizzo di un medesimo Utente da parte di più persone fisiche, anche nell'ambito della stessa organizzazione, non è consentito; ai fini dell'utilizzo collaborativo di un Workspace, l'Owner deve invitare ciascuna persona come Membro Invitato distinto, con proprio account personale.

3.4 Credenziali di accesso e sicurezza

L'Utente è l'unico responsabile della custodia delle proprie credenziali di accesso e di tutte le attività svolte con le medesime, fatti salvi i casi di violazione dei sistemi imputabili a Bookli.

Bookli memorizza le password in forma crittografata mediante algoritmi di hashing conformi alle migliori pratiche di sicurezza e mette a disposizione, ove disponibili, meccanismi di autenticazione a più fattori (MFA). L'Utente è invitato ad attivare tali meccanismi e ad adottare misure idonee a proteggere il proprio account.

In caso di sospetto utilizzo non autorizzato, l'Utente è tenuto a informare tempestivamente Bookli all'indirizzo support@bookli.ai e a modificare la propria password.

3.5 Veridicità delle informazioni

L'Utente garantisce, sotto la propria esclusiva responsabilità, che tutte le informazioni fornite in sede di registrazione e di fatturazione sono veritiere, accurate, complete e aggiornate, e si impegna a mantenerle tali per tutta la durata del rapporto contrattuale.

3.6 Verifica e sospensione preventiva

Bookli si riserva il diritto di verificare la coerenza dei dati forniti dall'Utente, sulla base delle informazioni rese disponibili dal medesimo in piattaforma e in fattura. Qualora emergano fondati indizi di inveridicità o di violazione dell'Art. 3.3, Bookli può:

• (a) richiedere all'Utente, tramite email o messaggio in piattaforma, chiarimenti o correzioni sui dati forniti;
• (b) sospendere temporaneamente l'account o il Workspace per il tempo strettamente necessario alla verifica e comunque per non più di 30 giorni, salvo diversa volontà dell'Utente o salvi i casi in cui autorità competenti impongano una sospensione più lunga;
• (c) rifiutare la registrazione o disabilitare definitivamente l'account in caso di accertata falsità delle informazioni o di registrazione in violazione dei presenti Termini.

Le comunicazioni relative a verifiche e sospensioni sono inviate all'indirizzo email associato all'account.

3.7 Cancellazione dell'account da parte dell'Utente

L'Utente può cancellare il proprio account in qualsiasi momento dagli strumenti disponibili nella Piattaforma o inviando richiesta a support@bookli.ai.

La cancellazione dell'account comporta:

• (a) la perdita dell'accesso a tutti i Workspace in cui l'Utente figura come Membro Invitato; i dati relativi al Workspace restano in capo all'Owner del medesimo;
• (b) per i Workspace di cui l'Utente è Owner, l'avvio della procedura di annullamento dell'abbonamento di cui all'Art. 23 e di disabilitazione del Workspace di cui all'Art. 3.9, oltre alle tutele in materia di portabilità dei dati personali previste dall'Art. 19;
• (c) la cancellazione dei dati personali dell'Utente associati all'account, ferma restando la conservazione dei dati per il tempo necessario all'adempimento di obblighi di legge (in particolare in materia fiscale, contabile e antiriciclaggio) o alla difesa in giudizio, secondo quanto specificato nell'Informativa Privacy.

3.8 Sospensione e disabilitazione del Workspace da parte di Bookli

Bookli può sospendere o disabilitare un Workspace, con preavviso scritto ragionevole salvo i casi di urgenza di seguito indicati, nei seguenti casi tassativi:

• (a) mancato pagamento delle somme dovute, secondo le procedure dell'Art. 13;
• (b) violazione degli obblighi di uso ammesso di cui all'Art. 6 (es. spam, scraping non autorizzato, attività illecite);
• (c) violazione degli obblighi specifici di cui all'Art. 14-bis (AI Act, GDPR, telemarketing);
• (d) danno o tentativo di danno all'infrastruttura, agli utenti o a terzi (in tale caso la sospensione può essere disposta con effetto immediato e senza preavviso);
• (e) richiesta motivata di un'Autorità giudiziaria, di pubblica sicurezza o di vigilanza;
• (f) informazioni false o gravemente incomplete rese da parte dell'Owner;
• (g) inattività prolungata: in particolare, per Workspace privi di Piano di Abbonamento attivo e privi di Credito non scaduto, in caso di inattività superiore a 12 mesi.

• (h) registrazione di soggetto minorenne o privo dei requisiti soggettivi di cui all'Art. 2.2, accertata successivamente alla registrazione (in tale caso la disabilitazione è disposta con effetto immediato e senza preavviso, ferma restando la portabilità dei dati ai sensi dell'Art. 19);
• (i) utilizzo della Piattaforma in violazione di sanzioni economiche o finanziarie applicabili ai sensi dell'Art. 14-bis.5.

I Workspace con Credito non scaduto residuo non possono essere disabilitati per inattività; in tali casi Bookli notifica l'Owner e invita all'utilizzo o all'esportazione dei dati.

3.9 Conseguenze della disabilitazione del Workspace

Il Workspace disabilitato viene mantenuto in stato sospeso per 90 giorni dalla data della comunicazione di disabilitazione. Durante tale periodo:

• (a) l'Owner può richiedere la riattivazione del Workspace, sanando, ove applicabile, l'inadempimento che ha determinato la sospensione;
• (b) l'Owner può esportare in formato strutturato e leggibile da macchina, gratuitamente, i propri dati e quelli dei propri Contatti ai sensi dell'art. 20 GDPR; Bookli mette a disposizione gli strumenti tecnici a tale scopo.

Trascorsi i 90 giorni senza richiesta di riattivazione, il Workspace e i dati ad esso associati vengono eliminati definitivamente, salvi gli obblighi di conservazione di legge e i dati eventualmente trasferiti su sistemi di backup, che vengono cancellati nel rispetto dei tempi tecnici previsti dalla Privacy Policy.

La sospensione o disabilitazione disposta in conformità ai presenti Termini non dà diritto ad alcun rimborso, risarcimento o indennizzo, fermo restando, qualora la sospensione sia disposta in assenza dei presupposti di cui all'Art. 3.8 o per errore imputabile a Bookli, il diritto dell'Utente al rimborso del Credito non utilizzato e al risarcimento del danno effettivamente subito nei limiti previsti dall'Art. 16.

Art. 4 — Descrizione del Servizio

4.1 Natura del Servizio

Bookli.ai è una piattaforma Software as a Service (SaaS) che mette a disposizione dell'Utente strumenti per la gestione di:

• (a) chiamate vocali condotte da agenti di intelligenza artificiale;
• (b) automazioni e workflow operativi;
• (c) gestione contatti, lead e conversazioni (CRM);
• (d) messaggistica testuale (SMS, email, WhatsApp ove disponibile);
• (e) integrazioni con sistemi terzi tramite API e connettori dedicati.

Il Servizio è offerto in modalità multi-Workspace: ogni Workspace costituisce un ambiente logicamente isolato con propri dati, configurazioni, Piano di Abbonamento e fatturazione, ai sensi dell'Art. 1.

4.2 Servizio VoIP/SIP — Dichiarazione essenziale

Bookli S.r.l. non è un operatore di telecomunicazioni ai sensi del Codice delle Comunicazioni Elettroniche (D.Lgs. 259/2003) e delle delibere AGCOM applicabili. La Piattaforma:

• (a) non fornisce numerazioni telefoniche proprie e non assegna numeri agli Utenti;
• (b) non è iscritta al ROC (Registro degli Operatori di Comunicazione) e non opera come fornitore di servizi di comunicazione elettronica al pubblico;
• (c) si interfaccia esclusivamente con i trunk SIP, gli interni VoIP o i provider telefonici forniti dall'Utente o da terzi autorizzati;
• (d) non garantisce e non supporta in alcun modo chiamate verso i numeri di emergenza (a titolo esemplificativo: 112, 113, 115, 118, 1530). L'Utente è espressamente avvisato che la Piattaforma non costituisce un mezzo idoneo per richiedere soccorso e si impegna a non utilizzarla né a configurarla per chiamate di emergenza. Bookli si riserva il diritto di bloccare tecnicamente in via preventiva le chiamate dirette a numeri di emergenza identificati come tali nei sistemi di routing della Piattaforma, senza che ciò costituisca inadempimento contrattuale;
• (e) opera unicamente nel ruolo tecnico di software che orchestra agenti AI verso le numerazioni messe a disposizione dall'Utente. Nessun dipendente di Bookli ascolta, monitora o controlla in tempo reale le chiamate gestite tramite la Piattaforma.

L'Utente è l'unico responsabile di:

• procurarsi numerazioni e trunk telefonici da operatori autorizzati, in conformità alla normativa italiana ed europea applicabile;
• rispettare la normativa in materia di telemarketing e comunicazioni commerciali, ivi inclusa la verifica del Registro Pubblico delle Opposizioni (RPO) ai sensi del D.P.R. 178/2010 e successive modifiche, ove la Piattaforma sia utilizzata per campagne outbound;
• garantire le idonee informative e i consensi richiesti dalla normativa sulla protezione dei dati personali, secondo quanto previsto dall'Art. 14-bis.

4.3 Livelli di Servizio (SLA)

Bookli si impegna a fornire il Servizio con i seguenti livelli minimi target, calcolati su base mensile:

• (a) Uptime della Piattaforma: 99,5% di disponibilità mensile misurata sull'endpoint pubblico di accesso al Workspace;
• (b) Accuratezza di rilevamento IVR e segreterie: 95% delle chiamate processate, misurata come percentuale di classificazioni corrette su base mensile.

Ai fini del calcolo dell'uptime, sono escluse:

• le finestre di manutenzione programmata, comunicate ai sensi dell'Art. 4.4;
• gli eventi di forza maggiore o caso fortuito, ivi inclusi guasti dell'infrastruttura cloud sottostante non imputabili a Bookli;
• i malfunzionamenti dei sistemi terzi e delle integrazioni di cui agli Artt. 4.5 e 4.6, anche quando agiscano per conto di Bookli;
• i problemi di connettività, configurazione o errore imputabili all'Utente o a soggetti terzi che agiscono per suo conto;
• le sospensioni del Servizio disposte ai sensi degli Artt. 3.6, 3.8, 13 e 14-bis.5.

Eventuali livelli di servizio rafforzati, comprensivi di service credit o tempi di intervento garantiti, possono essere oggetto di accordi bilaterali separati ai sensi dell'Art. 21.

Soglia di breach rilevante ai fini del recesso. Costituisce violazione grave dell'SLA, idonea a fondare il diritto di recesso immediato dell'Owner ai sensi dell'Art. 14, esclusivamente la disponibilità mensile (uptime) inferiore al 99,5% per due mesi consecutivi ovvero per tre mesi non consecutivi nell'arco di sei mesi. Singoli eventi di indisponibilità mensile inferiore alla soglia, non ripetuti nei termini sopra indicati, non integrano automaticamente inadempimento grave.

4.4 Manutenzione

Bookli si riserva il diritto di effettuare interventi di manutenzione sulla Piattaforma con le seguenti modalità:

• (a) Manutenzione programmata: comunicata con almeno 48 ore di preavviso tramite email all'Owner del Workspace e/o avviso in piattaforma. Tali interventi sono pianificati, ove possibile, in fasce orarie a basso traffico (in via indicativa: 02:00–06:00 CET nei giorni feriali; weekend e giorni festivi).
• (b) Manutenzione straordinaria o di urgenza: in caso di necessità di intervenire per ragioni di sicurezza, integrità del Servizio o contenimento di danni, Bookli può intervenire anche senza preavviso, dandone comunicazione tempestiva non appena possibile.

4.5 Servizi di terze parti, integrazioni e sub-processor

Per l'erogazione delle proprie funzionalità Bookli si avvale di fornitori terzi specializzati. A titolo non esaustivo, tali categorie includono:

• (a) provider di servizi di pagamento (Stripe, Inc.) con certificazione PCI-DSS;
• (b) provider di modelli di intelligenza artificiale per l'elaborazione del linguaggio naturale, la sintesi e il riconoscimento vocale;
• (c) fornitori di infrastruttura cloud, telemetria, monitoraggio, backup e sicurezza;
• (d) fornitori di servizi di telefonia e messaggistica per il routing tecnico delle comunicazioni richieste dall'Utente.

L'elenco aggiornato dei sub-responsabili del trattamento ("sub-processor") di cui Bookli si avvale ai sensi dell'art. 28, par. 2 e 4, del GDPR è pubblicato e mantenuto aggiornato su https://bookli.ai/legal/sub-processors. L'Utente è invitato a consultarlo periodicamente.

Bookli notifica all'Owner via email l'aggiunta o la sostituzione di sub-processor con almeno 30 giorni di preavviso rispetto al loro impiego operativo. Entro lo stesso termine, l'Owner che agisce come Titolare del trattamento dei dati dei propri Contatti può opporsi motivatamente, comunicando la propria opposizione all'indirizzo support@bookli.ai; in caso di opposizione fondata priva di alternative tecniche praticabili, l'Owner ha diritto di recedere dal contratto senza penali e di ottenere il rimborso del Credito non utilizzato e dei canoni pagati e non goduti.

4.6 Integrazione WhatsApp

La Piattaforma offre una funzionalità di integrazione con WhatsApp, fornita in due possibili modalità a scelta dell'Utente:

(a) Integrazione self-hosted ("WhatsApp Business via SDK self-hosted", identificata in Piattaforma come "WhatsApp Bookli"): basata su software open-source ospitato sui server di Bookli, in cui i dati delle conversazioni transitano direttamente tra l'Utente e i server WhatsApp tramite la stessa infrastruttura tecnica della Piattaforma. Tale modalità non è autorizzata, verificata o approvata da Meta Platforms, Inc. e il suo utilizzo può comportare restrizioni, sospensioni o cessazione definitiva dell'account WhatsApp dell'Utente da parte di Meta, anche senza preavviso. L'Utente che attiva questa modalità:

• (i) è pienamente consapevole della natura non ufficiale del canale e dell'assenza di garanzie di continuità derivanti dalla possibile applicazione delle policy di Meta;

• (ii) accetta che Bookli non risponde in alcun caso del blocco, della sospensione o del ban del numero WhatsApp collegato, né del conseguente impatto operativo sul Workspace;

• (iii) è informato che questa modalità è in corso di dismissione programmata da parte di Bookli, come specificato al successivo par. 4.6.1.

(b) Integrazione ufficiale via WhatsApp Business Cloud API (identificata in Piattaforma come "WhatsApp Cloud"): basata sull'utilizzo dei servizi ufficiali messi a disposizione da Meta Platforms, Inc., previa registrazione del numero su Meta Business Manager e approvazione del WABA (WhatsApp Business Account). In tale caso si applicano integralmente i Termini di Servizio di WhatsApp e di Meta Platforms, Inc. Questa è la modalità raccomandata da Bookli.

In entrambi i casi:

• Bookli non è affiliata né in alcun modo connessa a WhatsApp o Meta Platforms, Inc.;
• l'Utente è tenuto a rispettare le policy di WhatsApp e Meta applicabili, ivi incluse — a titolo esemplificativo — la WhatsApp Business Messaging Policy, la Commerce Policy e le restrizioni territoriali e di prodotto;
• Bookli declina ogni responsabilità per restrizioni, sospensioni o altre conseguenze imputabili a Meta o a WhatsApp;
• l'Utente utilizza l'integrazione a proprio rischio.

4.6.1 Dismissione programmata del canale self-hosted e migrazione a Cloud API

Il canale WhatsApp self-hosted di cui all'Art. 4.6(a) è soggetto a dismissione programmata. Bookli si impegna a:

• (a) comunicare all'Owner che utilizza il canale self-hosted la data di cessazione del servizio con un preavviso di almeno 90 giorni, tramite email all'indirizzo registrato sull'account e notifica in-app nel Workspace;

• (b) mettere a disposizione, durante il periodo di preavviso, strumenti di migrazione assistita accessibili dalla Piattaforma (Impostazioni → Integrazioni → WhatsApp) per agevolare il passaggio al canale ufficiale Cloud API di cui all'Art. 4.6(b);

• (c) mantenere il canale self-hosted attivo e funzionante fino alla data di cessazione comunicata, salvo interruzioni non imputabili a Bookli (in particolare blocchi da parte di Meta ai sensi dell'Art. 4.6(a)(i)).

La dismissione del canale self-hosted non costituisce riduzione sostanziale del Servizio ai fini dell'Art. 4.7, in quanto il canale Cloud API di cui all'Art. 4.6(b) fornisce funzionalità equivalenti o superiori. Pertanto, la dismissione non dà diritto a recesso senza penali né a rimborsi, fermo restando il preavviso di 90 giorni di cui al presente articolo.

4.7 Modifiche al Servizio

Bookli si riserva il diritto di modificare, aggiornare, ampliare o limitare le funzionalità del Servizio nel tempo, anche al fine di introdurre miglioramenti, correggere malfunzionamenti, adeguarsi a requisiti normativi o sostituire tecnologie obsolete.

Le modifiche che comportino una riduzione sostanziale e duratura delle funzionalità acquistate dall'Utente con un Piano di Abbonamento attivo saranno comunicate con preavviso ragionevole; in tali casi, qualora l'Utente non intenda accettarle, ha diritto di recedere dal contratto senza penali e ottenere il rimborso pro-rata del canone relativo al periodo non goduto.

Funzionalità "beta", "preview" o "early access". Le funzionalità espressamente contrassegnate da Bookli come "beta", "preview", "early access" o con altra dicitura equivalente sono offerte a titolo sperimentale, senza alcuna garanzia di continuità, performance o conformità e al di fuori dei livelli di servizio di cui all'Art. 4.3. Bookli può modificarle, limitarle o dismetterle in qualsiasi momento e senza preavviso, senza che ciò dia diritto a rimborsi o indennizzi. L'Utente che le utilizza lo fa a proprio rischio.

4.8 Interruzioni e indisponibilità

Fermi i livelli di servizio di cui all'Art. 4.3, Bookli può temporaneamente interrompere il Servizio per ragioni di sicurezza, urgenza, manutenzione o per ottemperare a richieste delle autorità competenti, dandone tempestiva comunicazione all'Utente.

L'interruzione del Servizio per cause non imputabili a Bookli, ivi incluse forza maggiore, attacchi informatici, indisponibilità di sistemi terzi, problemi di rete pubblica o connettività dell'Utente, non costituisce inadempimento contrattuale di Bookli.

4.9 Telemetria e dati di funzionamento

Per garantire la sicurezza, il debugging, il monitoraggio delle prestazioni e la corretta fatturazione del Servizio, la Piattaforma raccoglie ed elabora dati di funzionamento, sessione e telemetria. Tali dati includono, a titolo esemplificativo:

• log di accesso e di errore;
• metriche di utilizzo (numero e durata delle chiamate, caratteri consumati, performance dei modelli AI);
• record dettagliati di chiamata (Call Detail Record — CDR) di cui all'Art. 11.2;
• dati di sicurezza (rilevamento di intrusioni, tentativi di accesso non autorizzato, anomalie comportamentali).

Il trattamento di tali dati avviene sulla base del legittimo interesse di Bookli a erogare un servizio sicuro e affidabile (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR) e, ove pertinenti dati personali di Contatti, sulla base del rapporto di responsabilità del trattamento di cui alla DPA.

I periodi di conservazione e le ulteriori informazioni sono indicati nell'Informativa Privacy disponibile su https://bookli.ai/legal/privacy-policy-piattaforma.

4.10 Registrazione delle chiamate

La Piattaforma può, su attivazione dell'Owner, registrare le chiamate gestite tramite agenti AI ai fini di analisi qualitativa, addestramento interno dei prompt, contestazione dei consumi e supporto. La registrazione è disattivata di default e può essere abilitata o disabilitata dall'Owner per ciascun Workspace.

L'Owner è l'unico responsabile di:

• (a) informare i destinatari delle chiamate della registrazione, ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR e della normativa applicabile;
• (b) ottenere, ove richiesto, il consenso del destinatario o avvalersi di altra base giuridica idonea;
• (c) rispettare le indicazioni del Garante per la protezione dei dati personali in materia di registrazione delle conversazioni telefoniche;
• (d) determinare i tempi di conservazione delle registrazioni nei limiti tecnici offerti dalla Piattaforma e in coerenza con la propria informativa privacy.

Bookli mette a disposizione gli strumenti tecnici per cancellare puntualmente o massivamente le registrazioni e per esportarle in formati standard.

Art. 5 — Contenuti, dati e diritti di proprietà intellettuale

5.1 Proprietà intellettuale della Piattaforma

Ogni diritto di proprietà intellettuale e industriale sulla Piattaforma, sul software sottostante, sul marchio "Bookli", sul logo, sugli elementi grafici, sulla documentazione tecnica e sui contenuti editoriali pubblicati da Bookli è di titolarità esclusiva di Bookli S.r.l. o dei suoi licenzianti.

5.2 Restrizioni d'uso dei contenuti della Piattaforma

Salvo diversa autorizzazione scritta di Bookli, è vietato:

• (a) copiare, riprodurre, distribuire, pubblicare, modificare, tradurre, adattare o creare opere derivate basate sui contenuti della Piattaforma (documentazione, interfaccia, grafica, marchi);
• (b) effettuare scraping, reverse engineering, decompilazione o disassemblaggio del software sottostante, salvi i casi consentiti da norme inderogabili (in particolare art. 64-ter l. 633/1941);
• (c) utilizzare la Piattaforma per sviluppare prodotti o servizi concorrenti direttamente sostitutivi.

Resta espressamente fermo il diritto dell'Utente di estrarre, scaricare ed esportare i propri Dati del Workspace ai sensi dell'Art. 5.4 e dell'art. 20 GDPR.

5.3 Proprietà dei Dati e delle Configurazioni del Workspace

I dati e le configurazioni presenti in un Workspace — inclusi, a titolo esemplificativo, Contatti, prompt degli agenti AI, flussi di automazione, conversazioni, registrazioni, documenti caricati e knowledge base — restano di esclusiva proprietà dell'Owner del Workspace o dei suoi aventi causa (i "Dati del Workspace").

Bookli non acquisisce alcun diritto di proprietà sui Dati del Workspace e, in particolare, si impegna a non:

• (a) utilizzarli per proprie finalità di marketing o promozione commerciale diverse dall'erogazione del Servizio all'Owner;
• (b) cederli, venderli, licenziarli o altrimenti renderli disponibili a terzi, salvo ai sub-processor di cui all'Art. 4.5 e nella misura strettamente necessaria all'erogazione del Servizio;
• (c) utilizzarli per addestrare o migliorare modelli di intelligenza artificiale proprietari di Bookli;
• (d) utilizzarli al di fuori di quanto strettamente necessario per l'erogazione, la manutenzione, la sicurezza e la contabilizzazione del Servizio.

5.4 Licenza limitata concessa a Bookli

L'Owner concede a Bookli una licenza non esclusiva, non trasferibile, gratuita, valida nei territori in cui Bookli e i propri sub-processor operano per l'erogazione del Servizio (ambito mondiale) e revocabile sui Dati del Workspace, esclusivamente per le finalità di erogazione, manutenzione, sicurezza, backup e contabilizzazione del Servizio, nonché per l'adempimento di obblighi di legge.

Tale licenza si estende ai soli sub-processor di cui all'Art. 4.5 e cessa automaticamente alla cessazione del contratto o alla richiesta di cancellazione, salva la conservazione dei dati per i tempi previsti da obblighi di legge o a fini di difesa in giudizio.

5.5 Trattamento dei dati tramite sistemi AI di terze parti

Per erogare le funzionalità basate su intelligenza artificiale, la Piattaforma trasmette ai provider di modelli AI di cui all'Art. 4.5 (lett. b) contenuti e dati dei Workspace, strettamente funzionali alla generazione delle risposte.

Bookli si impegna a selezionare i provider AI sulla base di accordi contrattuali che, per quanto possibile e salvo diversa indicazione aggiornata nella lista sub-processor:

• (a) vietano l'utilizzo dei dati dell'Utente per l'addestramento dei modelli di tali provider;
• (b) garantiscono adeguate misure di sicurezza e di riservatezza.

In ogni caso, l'Utente prende atto e accetta che l'invocazione di modelli AI di terze parti comporta il transito dei relativi contenuti sui sistemi dei provider, secondo quanto indicato nella lista sub-processor e nella Privacy Policy.

5.6 Dati aggregati e anonimizzati

L'Owner riconosce e accetta che Bookli possa generare e utilizzare dati statistici, aggregati e anonimizzati in forma non reidentificabile, ricavati dall'utilizzo della Piattaforma, per finalità di:

• (a) miglioramento e monitoraggio del Servizio;
• (b) produzione di reportistica interna e benchmark di settore;
• (c) comunicazione di tendenze di mercato, purché i dati resi pubblici non consentano in alcun modo l'identificazione dell'Owner, dei Contatti o delle conversazioni.

I dati aggregati anonimi non costituiscono "dati personali" ai sensi dell'art. 4 GDPR.

5.7 Feedback e suggerimenti

Qualsiasi commento, suggerimento, proposta di miglioramento, bug report o altra comunicazione che l'Utente trasmetta a Bookli in relazione al Servizio (collettivamente, i "Feedback") potrà essere utilizzato da Bookli liberamente, senza obbligo di remunerazione o di riconoscimento, e senza che l'Utente possa vantare alcun diritto di proprietà intellettuale o di privativa sui prodotti o servizi sviluppati sulla base di tali Feedback.

5.8 Esportazione dei dati e cessazione del rapporto

Alla cessazione del rapporto contrattuale — per qualunque causa, ivi inclusi recesso dell'Utente, disabilitazione del Workspace ai sensi dell'Art. 3.8 o mancato rinnovo dell'abbonamento — l'Owner può, tramite gli strumenti self-service della Piattaforma o su richiesta scritta a support@bookli.ai, esportare gratuitamente i Dati del Workspace in formato strutturato e leggibile da macchina (es. JSON, CSV) ai sensi dell'art. 20 GDPR.

Il diritto di esportazione può essere esercitato per un periodo di 90 giorni dalla data di cessazione del rapporto. Trascorso tale termine, Bookli procede alla cancellazione dei Dati del Workspace secondo quanto previsto dall'Informativa Privacy e dall'Art. 19, salvi gli obblighi di conservazione di legge.

5.9 Responsabilità dell'Utente per i contenuti forniti

L'Owner è l'unico responsabile dei Dati del Workspace e dei contenuti in essi presenti, inclusi quelli caricati dai Membri Invitati, e garantisce di disporre dei necessari diritti, consensi e basi giuridiche per il loro caricamento, utilizzo e trattamento tramite la Piattaforma.

È espressamente vietato caricare o gestire tramite la Piattaforma contenuti che:

• (a) violino diritti di proprietà intellettuale, di immagine o di riservatezza di terzi;
• (b) abbiano natura illecita, diffamatoria, oscena, discriminatoria o istigatoria di odio, violenza o attività criminali;
• (c) contengano malware, codice malevolo o dati manifestamente atti a ledere la sicurezza del Servizio o di terzi;
• (d) violino la normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali, concorrenza, consumatori, telecomunicazioni e intelligenza artificiale.

5.10 Rimozione di contenuti e procedura di segnalazione

Qualora Bookli rilevi, direttamente o a seguito di segnalazione qualificata di terzi o autorità, la presenza di contenuti in violazione dell'Art. 5.9 o della legge applicabile, potrà:

• (a) chiedere all'Owner, tramite email o messaggio in piattaforma, la rimozione dei contenuti entro un termine ragionevole;
• (b) in caso di mancata rimozione o di violazioni manifeste, gravi o urgenti, procedere direttamente alla rimozione o all'oscuramento dei contenuti, dando contestuale comunicazione all'Owner;
• (c) sospendere o disabilitare il Workspace ai sensi dell'Art. 3.8 nei casi di violazioni reiterate.

Chiunque ritenga che un contenuto presente sulla Piattaforma violi propri diritti può inviare una segnalazione motivata, corredata di elementi identificativi, all'indirizzo support@bookli.ai. Bookli si impegna a valutare le segnalazioni nel rispetto del Regolamento UE 2022/2065 ("Digital Services Act"), ove applicabile, e della normativa italiana vigente.

L'Owner destinatario della rimozione può presentare reclamo motivato al medesimo indirizzo entro 15 giorni dalla comunicazione della rimozione; Bookli valuterà il reclamo in buona fede e potrà ripristinare i contenuti qualora la rimozione risulti infondata.

Art. 6 — Uso ammesso

6.1 Utilizzi consentiti

La Piattaforma può essere utilizzata esclusivamente per finalità lecite nell'ambito dell'attività professionale dell'Owner, nel rispetto dei presenti Termini, della normativa applicabile e delle policy di eventuali servizi terzi integrati.

6.2 Utilizzi vietati

È vietato utilizzare la Piattaforma per:

• (a) inviare comunicazioni non richieste (spam) o condurre campagne outbound senza le verifiche e i consensi richiesti dalla normativa (inclusa verifica RPO);
• (b) trattare categorie particolari di dati personali (art. 9 GDPR) senza basi giuridiche adeguate;
• (c) condurre attività di phishing, frode, impersonificazione o raccolta di dati con mezzi illeciti;
• (d) sovraccaricare o tentare di compromettere l'infrastruttura della Piattaforma (DDoS, scraping massivo non autorizzato, brute force);
• (e) aggirare misure di sicurezza, autenticazione o limitazioni d'uso della Piattaforma;
• (f) distribuire malware, ransomware o qualsiasi codice dannoso;
• (g) violare diritti di terzi (PI, immagine, riservatezza);
• (h) qualsiasi attività illecita ai sensi della normativa italiana o dell'UE applicabile.

6.3 Obblighi per chiamate outbound

Quando la Piattaforma è utilizzata per campagne outbound verso persone fisiche, l'Owner è tenuto a:

• (a) verificare i destinatari nel Registro Pubblico delle Opposizioni (RPO) prima di ogni campagna, ai sensi del D.P.R. 178/2010;
• (b) disporre di idonea base giuridica per il contatto (consenso o legittimo interesse documentato);
• (c) identificarsi correttamente e comunicare la natura AI dell'agente ai destinatari (art. 50 AI Act);
• (d) rispettare gli orari e le modalità previste dalla normativa e dalle linee guida del Garante.

6.4 Monitoraggio

Bookli non monitora il contenuto delle conversazioni in tempo reale. In presenza di segnalazioni qualificate o rilevamenti automatici di anomalie, Bookli può effettuare verifiche mirate. Violazioni accertate possono comportare sospensione o disabilitazione del Workspace ai sensi dell'Art. 3.6.

Art. 7 — Licenza software

7.1 Concessione della licenza

Bookli concede all'Owner, per la durata del contratto, una licenza non esclusiva, non trasferibile, non sublicenziabile e revocabile di accesso e utilizzo della Piattaforma, esclusivamente per le finalità previste dai presenti Termini e nell'ambito del Piano di Abbonamento attivo.

7.2 Restrizioni

L'Owner non può: cedere o sublicenziare la licenza a terzi; effettuare reverse engineering o decompilazione del software (salvo norme inderogabili ex art. 64-ter l. 633/1941); rimuovere indicazioni di copyright o marchi; creare opere derivate basate sul software di Bookli.

7.3 Aggiornamenti

Gli aggiornamenti della Piattaforma sono inclusi nel Piano di Abbonamento e si applicano automaticamente. Modifiche sostanziali che riducano funzionalità acquistate sono soggette alle disposizioni dell'Art. 4.7.

Art. 8 — API

8.1 Accesso

L'accesso alle API di Bookli è soggetto al Piano attivo e alle limitazioni tecniche (rate limit, quota) specificate nella documentazione API. Bookli può modificare le specifiche con preavviso ragionevole, salvo modifiche urgenti per sicurezza.

8.2 Utilizzo consentito

Le API possono essere utilizzate per: integrare il Servizio con sistemi propri dell'Owner; automatizzare operazioni consentite dai presenti Termini; sviluppare applicazioni interne all'organizzazione. È vietato: rivendere o sublicenziare l'accesso API; utilizzarle per sviluppare servizi concorrenti; aggirare i rate limit.

8.3 Responsabilità e sicurezza

L'Owner è responsabile di tutti gli utilizzi tramite le proprie chiavi API. Le chiavi devono essere mantenute riservate; in caso di compromissione, l'Owner deve revocarle immediatamente dalla Piattaforma.

8.4 Breaking changes

In caso di modifiche incompatibili alle API, Bookli fornisce un periodo di transizione di almeno 90 giorni dalla comunicazione, durante i quali entrambe le versioni rimangono disponibili, ove tecnicamente praticabile.

Art. 9 — Piano Gratuito (Trial)

9.1 Disponibilità e contenuto

Bookli mette a disposizione un Piano Gratuito ("Trial") destinato esclusivamente ai nuovi Utenti che desiderano valutare il Servizio. Il Piano Gratuito è disponibile una sola volta per Utente ed è riservato al primo Workspace creato da ciascun Utente registrato.

Il Piano Gratuito include, per tutta la sua durata:

• (a) 100.000 Caratteri per messaggistica e interazioni testuali;
• (b) 60 Minuti di credito vocale per chiamate AI.

Le risorse del Piano Gratuito sono consumabili in qualsiasi momento nell'arco della durata del Piano, non si azzerano mensilmente e non sono cumulabili con ulteriori risorse gratuite o promozioni, salvo diversa indicazione scritta di Bookli.

9.2 Durata e scadenza

Il Piano Gratuito ha una durata massima di 24 mesi dalla data di creazione del primo Workspace. Nei 30 giorni antecedenti la scadenza, Bookli invia all'Utente una comunicazione di preavviso via email, invitando all'eventuale attivazione di un Piano di Abbonamento.

Alla scadenza dei 24 mesi:

• (a) i Caratteri e i Minuti Trial non utilizzati non sono rimborsabili né convertibili;
• (b) il Workspace passa automaticamente in stato "inattivo": le funzionalità operative (chiamate, automazioni, messaggi) vengono disabilitate, ma l'Utente mantiene l'accesso consultativo alla Piattaforma per ulteriori 30 giorni, potendo visualizzare dati, conversazioni e configurazioni, esportare i propri dati o attivare un Piano di Abbonamento;
• (c) trascorsi i 30 giorni aggiuntivi in stato inattivo senza attivazione di un Piano, il Workspace è soggetto alla procedura di disabilitazione di cui all'Art. 3.9.

9.3 Restrizioni

Il Piano Gratuito non è cumulabile con altri Piani attivi sullo stesso Workspace. L'attivazione di un Piano di Abbonamento sullo stesso Workspace comporta la cessazione del Piano Gratuito e la perdita dei Caratteri e Minuti Trial eventualmente residui.

Art. 10 — Piani di Abbonamento

10.1 Struttura e fatturazione

I Piani di Abbonamento sono disponibili in modalità mensile o, ove offerta, annuale con eventuale sconto comunicato al momento della sottoscrizione. Ogni Workspace dispone di un Piano di Abbonamento proprio e di una fatturazione indipendente.

10.2 Minuti e Caratteri inclusi nel Piano

Ogni Piano di Abbonamento include una quota mensile di Minuti e Caratteri, che viene rinnovata automaticamente ad ogni ciclo di fatturazione.

I Minuti del Piano non utilizzati al termine del ciclo di fatturazione sono automaticamente convertiti in Minuti Extra "carry-over" con validità di 90 giorni dalla data di rinnovo, anziché essere azzerati. I Caratteri non utilizzati non sono convertibili e si azzerano ad ogni ciclo.

10.3 Minuti Extra

L'Owner può acquistare Minuti Extra in qualsiasi momento dalla sezione Fatturazione della Piattaforma. I Minuti Extra hanno validità di 90 giorni dalla data di acquisto o generazione (carry-over). Trascorso tale termine, i Minuti Extra residui non utilizzati sono persi e non danno diritto a rimborso in nessun caso. L'Utente che acquista Minuti Extra accetta espressamente tale condizione ai sensi dell'Art. 28.

10.4 Rinnovo automatico

I Piani di Abbonamento si rinnovano automaticamente al termine di ogni ciclo di fatturazione (mensile o annuale) alle condizioni e al prezzo in vigore al momento del rinnovo, salvo che l'Owner non abbia annullato l'abbonamento prima della scadenza del ciclo in corso.

Bookli invia una comunicazione di promemoria del rinnovo all'Owner del Workspace con almeno 7 giorni di anticipo rispetto alla data di rinnovo automatico, indicando l'importo che verrà addebitato. L'Owner può annullare il rinnovo automatico in qualsiasi momento dalla Piattaforma, con effetto al termine del ciclo in corso.

10.5 Variazione del Piano: Upgrade

L'Owner può passare a un Piano di categoria superiore (upgrade) in qualsiasi momento dalla Piattaforma. L'upgrade ha effetto immediato. L'addebito aggiuntivo per il ciclo in corso è calcolato pro-rata, in proporzione ai giorni rimanenti nel ciclo di fatturazione dalla data dell'upgrade alla data del prossimo rinnovo, al prezzo del nuovo Piano.

10.6 Variazione del Piano: Downgrade

L'Owner può passare a un Piano di categoria inferiore (downgrade) in qualsiasi momento dalla Piattaforma. Il downgrade ha effetto a partire dal successivo ciclo di fatturazione; fino alla scadenza del ciclo in corso, l'Owner continua a usufruire delle funzionalità e delle risorse del Piano corrente.

10.7 Annullamento dell'Abbonamento

L'Owner può annullare l'abbonamento in qualsiasi momento dalla Piattaforma. L'annullamento ha effetto alla scadenza del ciclo di fatturazione in corso e non dà diritto a rimborso pro-rata del canone già pagato, salvo inadempimento grave di Bookli ai sensi dell'Art. 14. Per la procedura completa di annullamento e i suoi effetti si rinvia all'Art. 23.

10.8 Sospensione del Piano per mancato pagamento

In caso di mancato pagamento alla scadenza del ciclo di fatturazione, si applicano le disposizioni dell'Art. 13.

Art. 11 — Tariffe, Corrispettivi e Fatturazione

11.1 Prezzi

I corrispettivi dei Piani di Abbonamento, dei Minuti Extra e di qualsiasi altro servizio a pagamento offerto da Bookli sono espressi in euro (€) al netto di IVA, salvo diversa indicazione, e sono pubblicati nella sezione Prezzi della Piattaforma o del sito bookli.ai.

L'IVA è applicata nella misura di legge vigente in base alla natura del rapporto e al paese di stabilimento dell'Utente. I Professionisti con partita IVA UE possono essere soggetti a regime di inversione contabile (reverse charge) ai sensi della normativa comunitaria.

Bookli si riserva di verificare la validità della partita IVA fornita dall'Utente tramite il sistema VIES (VAT Information Exchange System) della Commissione Europea e altri sistemi pubblici equivalenti, e di applicare il regime fiscale corretto sulla base esito di tale verifica. In caso di partita IVA non valida o non verificabile, Bookli applica il regime IVA ordinario.

11.2 Misurazione dei consumi — CDR

Il consumo dei Minuti è calcolato sulla base del Call Detail Record (CDR), registrato dai sistemi di Bookli per ogni sessione vocale. La misurazione avviene secondo i seguenti criteri:

• (a) la durata della chiamata è misurata dal momento in cui la connessione è stabilita fino alla disconnessione effettiva;
• (b) i Minuti sono conteggiati con arrotondamento al secondo (billing al secondo effettivo, non al minuto intero);
• (c) eventuali silenzi o periodi di bassa attività non garantiscono la deduzione automatica dal computo, in quanto la sessione rimane comunque attiva.

Bookli conserva i log CDR per un periodo minimo di 12 mesi, ai fini della fatturazione, della contestazione dei consumi di cui all'Art. 11.3 e della difesa in giudizio. I report di consumo e i CDR sono accessibili in tempo reale dalla dashboard e possono essere ricevuti automaticamente via email configurando la frequenza desiderata nella sezione Impostazioni della Piattaforma.

11.3 Contestazione dei consumi

L'Owner può contestare i consumi addebitati entro 30 giorni dalla data di emissione della fattura o del documento di addebito. La contestazione deve essere inviata a support@bookli.ai, con indicazione del periodo contestato e delle motivazioni.

Bookli esamina la contestazione entro 15 giorni lavorativi dalla ricezione e comunica l'esito all'Utente. In caso di accertato errore di calcolo, Bookli provvede all'accredito dell'importo non dovuto sul wallet dell'Utente o alla rettifica della fattura.

L'onere della prova del consumo è supportato dai dati CDR conservati da Bookli, che costituiscono prova prima facie del traffico effettuato, salvo prova contraria fornita dall'Utente.

11.4 Crediti, sconti e voucher

Bookli può emettere crediti, sconti o voucher promozionali soggetti a condizioni specifiche comunicate al momento dell'emissione (scadenza, restrizioni d'uso, non cedibilità). I crediti non sono convertibili in denaro e non sono rimborsabili, salvo diversa indicazione.

11.5 Variazioni tariffarie

Bookli si riserva il diritto di modificare i prezzi dei Piani di Abbonamento e dei Minuti Extra, con comunicazione all'Owner tramite email e notifica sulla Piattaforma con almeno 30 giorni di preavviso rispetto alla data di entrata in vigore.

Le modifiche di prezzo non si applicano ai cicli di fatturazione già pagati. L'Owner che non accetta la variazione tariffaria può recedere senza penali entro il periodo di preavviso, inviando comunicazione a support@bookli.ai. L'assenza di comunicazione equivale ad accettazione tacita delle nuove condizioni.

Art. 12 — Pagamenti

12.1 Metodi di pagamento

I pagamenti per i Piani di Abbonamento e i Minuti Extra sono effettuati tramite le modalità messe a disposizione dalla Piattaforma, attualmente gestite dal provider di pagamenti Stripe, Inc. (stripe.com). Sono accettate le carte di credito e di debito dei circuiti indicati nella pagina di checkout.

I dati delle carte di pagamento non sono trattati né conservati da Bookli: sono gestiti integralmente da Stripe secondo gli standard PCI DSS Level 1. Bookli riceve esclusivamente un token sicuro associato al metodo di pagamento registrato.

12.2 Addebito automatico

Autorizzando il metodo di pagamento e sottoscrivendo un Piano di Abbonamento, l'Owner autorizza Bookli ad addebitare automaticamente il corrispettivo del rinnovo, degli upgrade e degli acquisti di Minuti Extra sulla carta registrata, senza necessità di ulteriore approvazione per ciascuna transazione, salvo revoca espressa.

12.3 Dati di fatturazione

L'Owner è responsabile della correttezza e dell'aggiornamento dei dati di fatturazione inseriti nella Piattaforma (ragione sociale o nome, indirizzo, codice fiscale, partita IVA, codice destinatario SDI o PEC per la fatturazione elettronica obbligatoria verso soggetti passivi IVA italiani ai sensi del D.Lgs. 127/2015).

Bookli non è responsabile per ritardi o errori nella fatturazione causati da dati incompleti o errati forniti dall'Utente.

12.4 Fatturazione elettronica

Per i soggetti passivi IVA stabiliti in Italia, le fatture sono emesse in formato elettronico e trasmesse al Sistema di Interscambio (SDI) ai sensi della normativa vigente. L'Utente è tenuto a fornire il codice destinatario SDI o l'indirizzo PEC nella sezione Fatturazione della Piattaforma. In assenza di tali dati, la fattura è emessa con codice destinatario convenzionale "0000000" e resa disponibile nel portale dell'Agenzia delle Entrate.

Art. 13 — Mancato Pagamento e Sospensione

13.1 Tentativi di recupero automatico

In caso di mancato addebito alla data di rinnovo (es. carta scaduta, fondi insufficienti), Bookli tenta automaticamente il recupero del pagamento tramite il sistema di retry di Stripe in un arco di 7 giorni. Durante questo periodo, l'Owner riceve comunicazioni via email con indicazione della causa del fallimento e le istruzioni per aggiornare il metodo di pagamento.

13.2 Sospensione del Workspace

Qualora il pagamento non venga regolarizzato entro i 7 giorni di retry, il Workspace viene posto in stato di sospensione:

• (a) le funzionalità attive vengono disabilitate (chiamate in uscita, automazioni, invio messaggi);
• (b) l'Owner mantiene l'accesso consultativo alla Piattaforma per 30 giorni dalla data di sospensione (visualizzazione dati, conversazioni, configurazioni), durante i quali può aggiornare il metodo di pagamento e regolarizzare la posizione;
• (c) i dati del Workspace sono conservati integralmente durante il periodo di sospensione.

Bookli invia all'Owner una notifica via email al momento della sospensione, con indicazione del termine entro cui regolarizzare e delle conseguenze della mancata regolarizzazione.

13.3 Riattivazione

Il Workspace sospeso viene riattivato entro 24 ore dalla regolarizzazione del pagamento arretrato. Alla riattivazione, il ciclo di fatturazione riparte dalla data di effettivo pagamento.

13.4 Risoluzione per inadempimento

Trascorsi i 30 giorni di sospensione senza regolarizzazione, il contratto si intende risolto di diritto ai sensi dell'art. 1456 c.c., con applicazione della procedura di disabilitazione del Workspace di cui all'Art. 3.9. In deroga al termine generale di 90 giorni previsto dall'Art. 3.9, in caso di mancato pagamento i dati del Workspace sono conservati per 30 giorni dalla risoluzione, durante i quali l'Owner può richiedere l'esportazione dei propri dati, dopodiché vengono eliminati in modo definitivo.

13.5 Interessi di mora

Il mancato pagamento alle scadenze previste comporta l'applicazione degli interessi di mora nella misura stabilita dal D.Lgs. 231/2002, decorrenti automaticamente dalla scadenza del termine di pagamento senza necessità di costituzione in mora. Bookli si riserva il diritto di richiedere il risarcimento del maggior danno.

Art. 14 — Recesso

Il Servizio è riservato esclusivamente a Professionisti che agiscono nell'ambito della propria attività imprenditoriale, commerciale, artigianale o professionale. Il Codice del Consumo (D.Lgs. 206/2005) non si applica al presente contratto.

L'Owner può recedere dal contratto in qualsiasi momento disattivando il rinnovo automatico dalla Piattaforma. Il recesso ha effetto alla scadenza del ciclo di fatturazione in corso, senza diritto a rimborso pro-rata del canone residuo. Si rinvia all'Art. 10.7 per la procedura completa.

In caso di inadempimento grave e non rimediato da parte di Bookli — tra cui interruzioni del servizio superiori ai limiti dell'SLA di cui all'Art. 4.3, violazione dell'obbligo di riservatezza, o modifiche sostanziali unilaterali del contratto — l'Owner può recedere con effetto immediato inviando comunicazione scritta a support@bookli.ai con descrizione dell'inadempimento. In tal caso, Bookli rimborsa il canone pagato e non goduto, calcolato pro-rata sui giorni rimanenti del ciclo in corso.

Art. 14-bis — Obblighi specifici in materia di AI Act, GDPR e normativa sulle telecomunicazioni

14-bis.1 — Qualificazione delle parti ai sensi del Regolamento UE 2024/1689 (AI Act)

Bookli S.r.l. agisce come provider del sistema di intelligenza artificiale integrato "Bookli.ai" ai sensi dell'art. 3, punto 3), e dell'art. 25 del Regolamento UE 2024/1689 ("AI Act"), in quanto integra modelli e componenti di intelligenza artificiale forniti da terze parti (modelli linguistici, sintesi vocale, riconoscimento vocale) in un sistema commercializzato e immesso sul mercato dell'Unione sotto il proprio nome e marchio. Bookli non sviluppa, non addestra e non ospita modelli AI propri.

I fornitori dei modelli sottostanti utilizzati dalla Piattaforma ("Provider AI" come definiti all'Art. 1) restano provider dei rispettivi modelli o componenti ai sensi dell'art. 3, punto 3) e dell'art. 25 dell'AI Act, e sono soggetti agli obblighi di legge attribuiti loro in tale qualità.

L'Utente (Owner del Workspace) che utilizza la Piattaforma per gestire chiamate e interazioni tramite agenti AI nei confronti dei propri clienti, contatti e destinatari delle chiamate è qualificato come deployer ai sensi dell'art. 3, punto 4) dell'AI Act, in quanto soggetto che impiega il sistema AI sotto la propria autorità nel corso di un'attività professionale.

Ripartizione degli obblighi. Restano in capo a Bookli, in qualità di provider, gli obblighi che la legge attribuisce direttamente al provider del sistema AI, inclusi a titolo esemplificativo: la conformità by design del sistema, la documentazione tecnica, la gestione dei rischi, il logging tecnico, la qualità dei dati addestramento ove applicabile, e gli obblighi di trasparenza by design ai sensi dell'art. 50 dell'AI Act.

Restano in capo all'Utente (deployer) gli obblighi che la legge attribuisce al deployer in relazione all'impiego concreto del sistema, inclusi a titolo esemplificativo: l'informativa al destinatario circa la natura artificiale dell'agente (Art. 14-bis.2), la supervisione umana, la determinazione delle finalità e delle categorie di interlocutori, la base giuridica del trattamento dei dati personali (Art. 14-bis.3) e l'osservanza della normativa sulle telecomunicazioni e sul telemarketing (Art. 14-bis.4).

14-bis.2 — Obbligo di trasparenza (Art. 50 AI Act)

L'art. 50, par. 1, del Regolamento UE 2024/1689 impone al provider di progettare il sistema AI in modo che le persone siano informate di interagire con un'intelligenza artificiale. Bookli, in qualità di provider del sistema integrato "Bookli.ai" (Art. 14-bis.1), adempie all'obbligo di trasparenza by design mettendo a disposizione dell'Utente gli strumenti tecnici per configurare messaggi di disclosure nell'agente AI.

L'Utente (deployer), in quanto soggetto che controlla l'effettivo utilizzo dell'agente AI, è responsabile di garantire che i destinatari delle chiamate siano informati, prima o all'inizio della conversazione, del fatto che stanno interagendo con un sistema di intelligenza artificiale.

Tale obbligo può essere adempiuto, a titolo esemplificativo e non esaustivo, mediante:

• un messaggio iniziale dell'agente AI che dichiara la propria natura artificiale (es. "Sono l'assistente virtuale di [Nome Azienda], basato su intelligenza artificiale");
• un messaggio pre-registrato nel proprio centralino telefonico (IVR) che precede il trasferimento all'agente AI;
• qualsiasi altra modalità idonea a garantire una disclosure chiara e tempestiva.

Bookli S.r.l. non ha alcun controllo sulle modalità con cui l'Utente configura la presentazione dell'agente AI e declina ogni responsabilità per il mancato adempimento di tale obbligo da parte dell'Utente.

14-bis.3 — Obblighi in materia di protezione dei dati personali (GDPR)

L'Utente è il Titolare del trattamento (art. 4, punto 7, GDPR) dei dati personali dei propri Contatti e destinatari delle chiamate. Bookli S.r.l. agisce esclusivamente come Responsabile del trattamento (art. 28 GDPR) sulla base della Convenzione DPA disponibile su https://bookli.ai/legal/convenzione-dpa.pdf.

In quanto Titolare, l'Utente è l'unico responsabile di:

• disporre di una base giuridica valida (consenso, legittimo interesse, esecuzione contrattuale, ecc.) per il trattamento dei dati dei propri Contatti tramite la Piattaforma;
• fornire ai destinatari delle chiamate un'informativa privacy completa ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR;
• informare i destinatari in caso di registrazione delle chiamate e ottenere, ove necessario, il relativo consenso;
• garantire il rispetto dei diritti degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, opposizione, portabilità, ecc.) ai sensi degli artt. 15–22 del GDPR;
• non utilizzare la Piattaforma per prendere decisioni automatizzate con effetti giuridici o significativi sulle persone fisiche (art. 22 GDPR) senza le garanzie previste dalla legge.

Bookli S.r.l. non è responsabile per il trattamento illecito dei dati personali imputabile all'Utente o a sue configurazioni e istruzioni.

14-bis.4 — Normativa sulle telecomunicazioni e telemarketing

Bookli S.r.l. non è un operatore di telecomunicazioni, non fornisce numerazioni telefoniche proprie e non è iscritto al ROC (Registro degli Operatori di Comunicazione).

L'Utente che utilizza la Piattaforma per campagne outbound è l'unico responsabile di:

• verificare i numeri dei destinatari contro il Registro Pubblico delle Opposizioni (RPO) prima di effettuare chiamate commerciali;
• rispettare la normativa italiana ed europea in materia di comunicazioni commerciali indesiderate (D.Lgs. 196/2003, D.P.R. 26/2022, Direttiva ePrivacy 2002/58/CE);
• rispettare le normative locali applicabili nel paese di residenza dei destinatari delle chiamate;
• acquisire e documentare il consenso al marketing dei destinatari, ove richiesto, secondo le modalità indicate nella documentazione disponibile su https://bookli.ai/legal/consenso-marketing.

14-bis.5 — Usi vietati e diritto di sospensione

Fermo restando quanto previsto dall'Art. 6, è espressamente vietato utilizzare la Piattaforma per:

• attività illecite, incluse ma non limitate a: vendita di armi, droghe o altri beni o servizi illegali;
• truffe, frodi, phishing o attività ingannevoli di qualsiasi natura;
• molestie, minacce, discriminazione o incitamento all'odio;
• transazioni o comunicazioni in violazione di sanzioni economiche o finanziarie vigenti applicabili (Regolamenti UE in materia restrittiva, OFAC/Stati Uniti, risoluzioni ONU, regimi di embargo nazionali). L'Utente garantisce di non utilizzare la Piattaforma con o nei confronti di soggetti, paesi o territori sottoposti a tali sanzioni e di non essere egli stesso soggetto a sanzioni applicabili;
• finalità classificate come "sistemi AI ad alto rischio" ai sensi dell'art. 6 e dell'Allegato III del Regolamento UE 2024/1689 (a titolo esemplificativo: screening automatizzato di candidati, valutazione del merito creditizio, accesso a servizi pubblici essenziali, applicazione della legge, valutazione di studenti), salvo previo accordo scritto integrativo con Bookli che disciplini l'adozione delle misure di compliance richieste dall'AI Act per i sistemi ad alto rischio;
• qualsiasi attività che violi l'AI Act, il GDPR o altre normative applicabili.

In caso di violazione degli usi vietati di cui al presente articolo, Bookli S.r.l. applica le procedure di sospensione e disabilitazione del Workspace di cui all'Art. 3.8, ivi inclusa la facoltà di procedere con effetto immediato e senza preavviso nei casi di urgenza previsti dall'Art. 3.8, lett. (d), e in particolare quando l'uso vietato arrechi o sia idoneo ad arrecare danno all'infrastruttura, agli utenti o a terzi. La sospensione o disabilitazione disposta in conformità al presente articolo e all'Art. 3.8 non dà diritto ad alcun rimborso, risarcimento o indennizzo, fermo restando quanto previsto dall'Art. 3.9, ultimo comma, in caso di provvedimento disposto in assenza dei presupposti o per errore imputabile a Bookli.

14-bis.6 — Manleva

L'Utente si impegna a manlevare e tenere integralmente indenne Bookli S.r.l., i suoi amministratori, dipendenti e collaboratori da e contro qualsiasi danno, costo, spesa (incluse le spese legali), sanzione, multa, reclamo o pretesa di terzi derivante da o connesso a:

• il mancato rispetto dell'obbligo di trasparenza AI di cui all'Art. 14-bis.2;
• il trattamento illecito dei dati personali di cui all'Art. 14-bis.3;
• la violazione della normativa sulle telecomunicazioni e sul telemarketing di cui all'Art. 14-bis.4;
• l'uso vietato della Piattaforma di cui all'Art. 14-bis.5;
• qualsiasi altra violazione dei presenti Termini o della normativa applicabile.

Art. 15 — Proprietà intellettuale di Bookli

La Piattaforma, il software, il codice sorgente, le interfacce grafiche, i marchi, i loghi, la documentazione, i modelli e qualsiasi altro elemento della Piattaforma sono di proprietà esclusiva di Bookli S.r.l. o dei suoi licenzianti e sono protetti dalla normativa italiana ed europea in materia di proprietà intellettuale e industriale.

Nessuna disposizione dei presenti Termini trasferisce all'Utente diritti di proprietà intellettuale sulla Piattaforma o sul Servizio. All'Utente è concessa esclusivamente la licenza limitata di cui all'Art. 7.

È vietato: copiare, decompilare, disassemblare, effettuare il reverse engineering della Piattaforma o di sue componenti; rimuovere o modificare le indicazioni di copyright o marchio; utilizzare il nome, il logo o i marchi di Bookli senza previo consenso scritto.

I contenuti caricati dall'Utente nel proprio Workspace rimangono di proprietà dell'Utente, come specificato all'Art. 5.

Art. 16 — Limitazione di responsabilità

16.1 Servizio "as is"

La Piattaforma e il Servizio sono forniti "così come sono" ("as is") e "come disponibili" ("as available"). Nella misura massima consentita dalla legge applicabile ai rapporti B2B, Bookli non rilascia alcuna garanzia implicita o esplicita in ordine a: idoneità a uno scopo specifico, assenza di difetti, continuità del servizio, accuratezza dei risultati prodotti dai modelli AI.

16.2 Esclusione di danni indiretti

Bookli non è responsabile per:

• danni indiretti, consequenziali, incidentali o punitivi;
• perdita di profitti, ricavi, clienti o opportunità commerciali;
• interruzioni di attività (business interruption);
• perdita o corruzione di dati;
• malfunzionamenti di servizi terzi integrati nella Piattaforma (Stripe, carrier VoIP, modelli AI, WhatsApp/Meta);
• problemi di connettività o infrastruttura dell'Utente;
• eventi di forza maggiore ai sensi dell'art. 1256 c.c. (impossibilità sopravvenuta non imputabile), inclusi: attacchi informatici di terzi, calamità, provvedimenti dell'autorità, interruzioni di reti terze.

16.3 Massimale di responsabilità

Fermo quanto previsto dalla legge inderogabile, la responsabilità complessiva di Bookli verso l'Utente per qualsiasi causa — contratto, illecito extracontrattuale o altro — non potrà in alcun caso eccedere il totale degli importi effettivamente pagati dall'Utente per il Workspace in questione nei 12 mesi precedenti l'evento generatore della responsabilità.

Esclusioni dal massimale. Il massimale di cui sopra non si applica:

• (a) ai casi di dolo o colpa grave ai sensi dell'art. 1229 c.c.;
• (b) alla violazione dell'obbligo di riservatezza di cui all'Art. 18;
• (c) alla violazione di diritti di proprietà intellettuale di terzi imputabile a Bookli;
• (d) alle sanzioni amministrative comminate all'Owner dal Garante per la protezione dei dati personali o da altra autorità competente per inadempimenti diretti di Bookli quale Responsabile del trattamento ai sensi della DPA.

16.4 Responsabilità per i modelli AI

I risultati prodotti dagli agenti AI (trascrizioni, risposte, classificazioni) sono generati da modelli di terze parti e non costituiscono consulenza professionale (legale, medica, finanziaria o di altro tipo). L'Utente è l'unico responsabile delle decisioni adottate sulla base dei risultati degli agenti AI.

Art. 17 — Durata e clausola risolutiva espressa

17.1 Durata

I presenti Termini costituiscono il contratto quadro tra Bookli e l'Utente, ha durata indeterminata e produce effetti a decorrere dalla data di accettazione in fase di registrazione. Rimane in vigore fino al recesso di una delle parti secondo le modalità di cui agli Artt. 14 e 17.3.

Nell'ambito del contratto quadro, ciascun ordine specifico (sottoscrizione o rinnovo di un Piano di Abbonamento, acquisto di Minuti Extra) costituisce un contratto attuativo la cui conclusione è disciplinata dall'Art. 22. Il contratto quadro permane efficace anche in assenza di ordini attivi e fino al recesso.

17.2 Clausola risolutiva espressa

Ai sensi dell'art. 1456 c.c., il contratto si risolve di diritto, senza necessità di diffida o messa in mora, con effetto immediato mediante comunicazione scritta di Bookli all'Owner, in caso di violazione grave da parte dell'Utente di una o più delle seguenti disposizioni:

• Art. 3 (Registrazione): fornitura di dati falsi o utilizzo di identità altrui;
• Art. 6 (Uso ammesso): utilizzo illecito o vietato della Piattaforma;
• Art. 13 (Mancato pagamento): mancato pagamento protratto oltre i termini di cui all'Art. 13.4;
• Art. 14-bis (Obblighi AI Act/GDPR/Telemarketing): violazione degli obblighi normativi in materia di AI, protezione dei dati o telecomunicazioni;
• qualsiasi altra violazione che arrechi danno grave alla Piattaforma, a Bookli o a terzi.

La risoluzione ai sensi del presente articolo non dà diritto all'Utente ad alcun rimborso, risarcimento o indennizzo e non esclude il diritto di Bookli di agire per il risarcimento del danno.

17.3 Recesso di Bookli

Fermo quanto previsto dall'Art. 17.2, Bookli può recedere dal contratto senza causa, con preavviso scritto di almeno 30 giorni, inviato all'indirizzo email registrato dell'Owner. In tal caso, Bookli rimborsa all'Owner il canone pagato e non goduto, calcolato pro-rata sui giorni rimanenti del ciclo in corso.

17.4 Sopravvivenza

Le disposizioni dei presenti Termini che, per loro natura, sono destinate a produrre effetti anche dopo la cessazione del rapporto contrattuale sopravvivono alla cessazione e restano vincolanti tra le parti. Sopravvivono in particolare: l'Art. 5 (limitatamente alle licenze concesse a Bookli per la conservazione obbligatoria dei dati), l'Art. 11.3 (contestazione dei consumi), l'Art. 13.4 (conservazione dati post-risoluzione), l'Art. 14-bis.6 (manleva), l'Art. 16 (limitazioni di responsabilità), l'Art. 18 (riservatezza), l'Art. 19 (protezione dei dati personali), l'Art. 25 (risoluzione delle controversie), l'Art. 27 (disposizioni finali) e l'Art. 29 (legge applicabile e foro competente).

17.5 Limitazione temporale delle pretese

Salvi i termini di prescrizione e di decadenza inderogabili previsti dalla legge, qualsiasi pretesa dell'Utente derivante o connessa ai presenti Termini deve essere fatta valere, anche in via stragiudiziale, entro 12 mesi dal fatto generatore o dalla data in cui l'Utente ha avuto, o avrebbe dovuto avere usando l'ordinaria diligenza, conoscenza dello stesso. Decorso tale termine, la pretesa si intende rinunciata e non può essere fatta valere.

17.6 Effetti della cessazione su licenze, integrazioni e materiali

A decorrere dalla cessazione del rapporto contrattuale per qualunque causa, l'Utente è tenuto a:

• (a) cessare immediatamente l'utilizzo della Piattaforma, delle API, delle integrazioni e di qualsiasi credenziale o token rilasciati da Bookli;
• (b) cessare l'utilizzo del nome, dei marchi, dei loghi e dei materiali di marketing di Bookli, ivi inclusi caselle "Powered by Bookli", riferimenti su siti web, materiale commerciale e firme email;
• (c) restituire o distruggere, su richiesta di Bookli, ogni copia della documentazione confidenziale ricevuta nel corso del rapporto, salvo quanto necessario alla conservazione per obbligo di legge.

Art. 18 — Riservatezza

Ciascuna parte si impegna a mantenere riservate le informazioni confidenziali ricevute dall'altra parte nell'ambito del contratto e a non divulgarle a terzi senza il previo consenso scritto dell'altra parte, salvo che:

• siano o diventino di pubblico dominio senza colpa della parte ricevente;
• fossero già note alla parte ricevente al momento della ricezione;
• siano ricevute legittimamente da un terzo non soggetto ad obblighi di riservatezza;
• debbano essere divulgate per obbligo di legge o su ordine dell'autorità competente — in tal caso la parte obbligata ne dà tempestiva comunicazione all'altra, ove possibile.

L'obbligo di riservatezza sopravvive alla cessazione del contratto per un periodo di 3 anni.

Art. 19 — Protezione dei dati personali

19.1 Titolare del trattamento per i dati dell'Utente

Per i dati personali dell'Utente (nome, cognome, indirizzo email, dati di fatturazione, log di accesso), Bookli S.r.l. agisce come Titolare del trattamento ai sensi del GDPR. Il trattamento è disciplinato dall'Informativa Privacy disponibile su https://bookli.ai/legal/privacy-policy-piattaforma.

19.2 Responsabile del trattamento per i dati dei Contatti

Per i dati personali dei Contatti caricati dall'Owner nel proprio Workspace, Bookli S.r.l. agisce esclusivamente come Responsabile del trattamento (art. 28 GDPR) per conto dell'Owner (Titolare). Il rapporto è regolato dalla Convenzione DPA (Data Processing Agreement) disponibile su https://bookli.ai/legal/convenzione-dpa.pdf, che si intende integralmente richiamata e accettata dall'Owner con l'accettazione dei presenti Termini.

Le modalità di esercizio dei diritti di audit e ispezione dell'Owner ai sensi dell'art. 28, par. 3, lett. h), del GDPR e gli obblighi di notifica di Bookli in caso di violazione dei dati personali (data breach) ai sensi dell'art. 33, par. 2, del GDPR sono disciplinati dalla Convenzione DPA.

Categorie particolari di dati (art. 9 GDPR). L'utilizzo della Piattaforma per il trattamento sistematico di categorie particolari di dati personali ai sensi dell'art. 9 del GDPR (dati relativi alla salute, dati genetici, dati biometrici, opinioni politiche o religiose, ecc.) o di dati relativi a condanne penali e reati ai sensi dell'art. 10 del GDPR è consentito esclusivamente previo accordo scritto integrativo della DPA, che disciplini le misure tecniche e organizzative aggiuntive richieste dalla normativa. L'Owner che intende impiegare la Piattaforma per tali finalità deve darne preventiva comunicazione a support@bookli.ai.

19.3 Sub-responsabili

Bookli può avvalersi di sub-responsabili del trattamento. L'elenco aggiornato è pubblicamente disponibile su https://bookli.ai/legal/sub-processors. Bookli notifica all'Owner le variazioni con almeno 30 giorni di preavviso via email, con diritto dell'Owner di opporsi entro tale termine o di recedere senza penali qualora la variazione incida negativamente sulla conformità al GDPR.

Trasferimenti di dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Alcuni sub-responsabili del trattamento sono stabiliti al di fuori dello Spazio Economico Europeo (in particolare negli Stati Uniti d'America). Tali trasferimenti avvengono in conformità al Capo V del GDPR sulla base di una o più delle seguenti garanzie:

• (a) decisioni di adeguatezza della Commissione Europea ai sensi dell'art. 45 GDPR (a titolo esemplificativo, EU-U.S. Data Privacy Framework per i sub-processor statunitensi che vi aderiscono);
• (b) Standard Contractual Clauses (SCC) adottate dalla Commissione Europea ai sensi dell'art. 46, par. 2, lett. c), GDPR e della Decisione di esecuzione (UE) 2021/914;
• (c) ulteriori garanzie adeguate ai sensi dell'art. 46 GDPR.

Le garanzie applicate a ciascun sub-processor sono indicate nell'elenco aggiornato pubblicato su https://bookli.ai/legal/sub-processors.

19.4 Portabilità e cancellazione

Le tempistiche di seguito indicate si applicano, in via generale, alle richieste dell'Owner relative ai propri dati del Workspace. In caso di sovrapposizione, prevalgono i termini più specifici previsti da singole disposizioni dei presenti Termini (in particolare il termine di 30 giorni di cui all'Art. 13.4 per la conservazione dei dati in caso di risoluzione per mancato pagamento, che deroga al termine generale di 90 giorni previsto dal presente articolo e dall'Art. 3.9).

(a) Esportazione su richiesta durante il rapporto. Su richiesta dell'Owner, Bookli mette a disposizione i dati del Workspace in formato esportabile entro 30 giorni dalla richiesta. Tale termine si applica quando il rapporto contrattuale è in essere.

(b) Conservazione alla cessazione del contratto. Alla cessazione del contratto — salvo quanto previsto dall'Art. 13.4 per il caso di risoluzione per mancato pagamento — i dati del Workspace sono conservati per ulteriori 90 giorni (periodo di esportazione), trascorsi i quali vengono eliminati in modo definitivo e irreversibile, salvi gli obblighi di conservazione di legge.

(c) Cancellazione anticipata su istruzione dell'Owner. L'Owner può richiedere la cancellazione anticipata dei dati del Workspace — anche prima del termine dei 90 giorni — inviando richiesta scritta a support@bookli.ai. Bookli dà esecuzione entro 15 giorni dalla richiesta, fermo restando l'obbligo di conservazione dei dati fiscali, contabili e di fatturazione per i termini previsti dalla legge (D.P.R. 633/72 e normativa connessa).

(d) Diritti degli interessati (GDPR Artt. 15–22). In qualità di Titolare del trattamento, l'Owner è responsabile di ricevere e gestire le richieste di accesso, rettifica, cancellazione e opposizione dei propri Contatti. Per i dati eliminabili tramite la Piattaforma (lead, conversazioni, configurazioni), l'Owner vi provvede direttamente. Per i dati non accessibili via interfaccia (log tecnici, backup), l'Owner invia istruzione scritta a support@bookli.ai; Bookli agisce in qualità di Responsabile del trattamento entro 30 giorni dall'istruzione documentata, in conformità all'art. 12, par. 3, del GDPR.

Conservazione durante il rapporto contrattuale. Per impostazione predefinita, i dati del Workspace (conversazioni, trascrizioni, registrazioni audio) sono conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale attivo. L'Owner può configurare autonomamente dalla Piattaforma (Impostazioni → Avvisi e report) un periodo di conservazione automatica inferiore (90, 180, 365 o 730 giorni), al termine del quale le conversazioni e le registrazioni più vecchie vengono eliminate ogni notte. I log delle chiamate (CDR) sono sempre conservati per il periodo minimo di 12 mesi previsto dall'Art. 11.2, indipendentemente dalla configurazione di retention impostata dall'Owner, in quanto necessari ai fini della fatturazione, della contestazione dei consumi (Art. 11.3) e della difesa in giudizio. La base giuridica del trattamento è l'esecuzione del contratto e il legittimo interesse di Bookli ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) e f), del GDPR.

Periodi di conservazione superiori al default. Periodi di conservazione superiori a quelli configurabili in autonomia possono essere concordati esclusivamente mediante accordo scritto integrativo della DPA, a fronte di documentata necessità dell'Owner. I periodi minimi imposti da obblighi di legge non sono derogabili.

Art. 20 — Comunicazioni

Bookli comunica con l'Owner tramite:

• email all'indirizzo registrato sull'account;
• notifiche nell'area riservata della Piattaforma;
• avvisi pubblicati nella sezione News o Changelog del sito.

Le comunicazioni si intendono ricevute: alla data di invio per le email (salvo mancata consegna notificata dal server), al momento della pubblicazione per gli avvisi sulla Piattaforma.

L'Owner è responsabile di mantenere aggiornato l'indirizzo email registrato. Bookli non è responsabile per mancate comunicazioni derivanti da dati di contatto non aggiornati o da filtri antispam dell'Utente.

L'Owner può comunicare con Bookli tramite:

• email a support@bookli.ai;
• ticket di supporto nell'area riservata della Piattaforma.

Art. 21 — Supporto tecnico

21.1 Canali e tempi di risposta

Il supporto tecnico è disponibile tramite:

• ticket di supporto nell'area riservata della Piattaforma;
• email a support@bookli.ai;
• chat integrata nella Piattaforma (ove disponibile).

Il tempo di prima risposta è di norma entro 1 ora lavorativa nei giorni lavorativi (lunedì–venerdì, 09:00–18:00 CET), esclusi festività nazionali italiane.

21.2 Supporto avanzato

Sono disponibili contratti di supporto personalizzato (SLA avanzati, account manager dedicato, supporto esteso) da concordare separatamente con Bookli.

Art. 22 — Procedura d'acquisto

L'invio dell'ordine (abbonamento o acquisto di Minuti Extra) tramite la Piattaforma — con accettazione del prezzo, delle condizioni e conferma del pagamento via Stripe — determina la conclusione del contratto e costituisce obbligo di pagamento.

I prezzi indicati sono espressi al netto di IVA, in coerenza con quanto previsto dall'Art. 11.1; l'IVA è applicata in fattura nella misura di legge vigente in base al regime fiscale dell'Owner. L'Owner riceve conferma d'ordine e fattura all'indirizzo email registrato.

Art. 23 — Annullamento dell'abbonamento

L'Owner può annullare il rinnovo automatico del Piano di Abbonamento in qualsiasi momento dall'area Impostazioni → Fatturazione della Piattaforma. L'annullamento ha effetto alla scadenza del periodo di fatturazione in corso. Non dà diritto a rimborso per il periodo già pagato. Il Workspace rimane attivo e accessibile fino alla scadenza del ciclo corrente.

L'Owner può riattivare l'abbonamento in qualsiasi momento prima della scadenza senza perdita di dati o configurazioni.

Art. 24 — Garanzie

Il Servizio è erogato in conformità alle specifiche tecniche pubblicate nella documentazione ufficiale di Bookli e nel rispetto dei livelli di servizio di cui all'Art. 4.3.

Bookli garantisce che il Servizio non viola diritti di proprietà intellettuale di terzi noti a Bookli alla data di sottoscrizione.

Fermo quanto previsto dall'Art. 16, non sono previste garanzie ulteriori rispetto a quelle espressamente indicate nei presenti Termini. I presenti Termini regolano un rapporto B2B tra professionisti: la garanzia legale di conformità per i prodotti digitali prevista dal Codice del Consumo non si applica.

Art. 25 — Risoluzione delle controversie

25.1 Tentativo di composizione amichevole

Prima di adire le vie legali, le parti si impegnano a tentare la risoluzione amichevole della controversia. L'Utente trasmette formale reclamo scritto a support@bookli.ai; Bookli risponde entro 30 giorni dalla ricezione. Decorso tale termine senza accordo, le parti sono libere di agire in sede giudiziale.

25.2 Mediazione

Le parti possono concordare il ricorso alla mediazione ai sensi del D.Lgs. 28/2010 presso un organismo accreditato dal Ministero della Giustizia, come alternativa al procedimento giudiziale.

Art. 26 — Modifiche ai Termini

Bookli si riserva il diritto di modificare i presenti Termini in qualsiasi momento. Le modifiche sono comunicate all'Owner tramite email e notifica sulla Piattaforma con almeno 30 giorni di preavviso rispetto alla data di entrata in vigore.

L'utilizzo continuato della Piattaforma dopo la scadenza del periodo di preavviso costituisce accettazione tacita delle nuove condizioni. L'Owner che non accetta le modifiche può recedere senza penali entro il periodo di preavviso secondo le modalità di cui all'Art. 14.

Le modifiche motivate da obblighi di legge, provvedimenti dell'autorità o ragioni di sicurezza possono essere applicate con effetto immediato, con comunicazione contestuale all'Owner.

Art. 27 — Disposizioni finali

27.1 Intero accordo

I presenti Termini, unitamente all'Informativa Privacy (https://bookli.ai/legal/privacy-policy-piattaforma), alla Convenzione DPA (https://bookli.ai/legal/convenzione-dpa.pdf) e all'elenco aggiornato dei sub-processor pubblicato su https://bookli.ai/legal/sub-processors — da considerarsi parte integrante e sostanziale del presente accordo — costituiscono l'intero accordo tra le parti in relazione all'oggetto del contratto e sostituiscono ogni precedente accordo, intesa o comunicazione, scritta o orale, avente il medesimo oggetto.

27.2 Invalidità parziale

L'eventuale nullità o inefficacia di una o più clausole dei presenti Termini non inficia la validità delle restanti disposizioni. La clausola nulla o inefficace è sostituita, ove possibile, da una disposizione valida che realizzi nella misura più ampia possibile lo scopo economico originario.

27.3 Non rinuncia

Il mancato esercizio o il ritardo nell'esercizio di un diritto previsto dai presenti Termini non costituisce rinuncia a tale diritto. La rinuncia a un diritto è valida solo se espressa in forma scritta.

27.4 Cessione del contratto

L'Utente non può cedere il contratto, né i diritti o gli obblighi derivanti dai presenti Termini, senza il previo consenso scritto di Bookli. Bookli può cedere il contratto a una società controllante, controllata o collegata, o in caso di fusione, acquisizione o vendita di azienda, con preavviso scritto all'Owner.

27.5 Forza maggiore

Nessuna delle parti è responsabile per inadempimenti dovuti a eventi di forza maggiore (calamità naturali, guerre, pandemie, atti terroristici, interruzioni di reti di telecomunicazioni di terze parti, provvedimenti di autorità nazionali o sovranazionali) che rendano impossibile o eccessivamente oneroso l'adempimento. La parte che si trova in tale situazione ne dà tempestiva comunicazione scritta all'altra parte.

Art. 28 — Clausole vessatorie — Doppia accettazione

Ai sensi dell'art. 1341, commi 1 e 2, del Codice Civile, l'Utente dichiara di aver letto, compreso e di approvare specificatamente le seguenti clausole, che potrebbero risultare particolarmente onerose:

• Art. 3.6 — Sospensione preventiva del Workspace fino a 30 giorni in pendenza di verifiche;
• Art. 3.8 — Facoltà di Bookli di sospendere o disabilitare il Workspace, anche con effetto immediato e senza preavviso nei casi di urgenza, nei casi tassativi ivi indicati;
• Art. 4.5 — Facoltà di Bookli di modificare l'elenco dei sub-processor con preavviso di 30 giorni;
• Art. 4.7 — Facoltà di Bookli di apportare modifiche unilaterali al Servizio, con eventuale dismissione di funzionalità;
• Art. 5.7 — Cessione gratuita a Bookli dei diritti di proprietà intellettuale sui Feedback;
• Art. 10.7 — Esclusione del rimborso pro-rata in caso di recesso anticipato dell'Utente;
• Art. 11.3 — Contestazione dei consumi: termine di 30 giorni per contestare gli addebiti; i consumi non contestati entro tale termine si intendono definitivamente accettati;
• Art. 13 — Mancato pagamento: sospensione del Workspace e risoluzione del contratto in caso di mancato pagamento protratto, con conservazione dei dati per soli 30 giorni in deroga al termine generale dell'Art. 3.9;
• Art. 14-bis.5 — Sospensione o disabilitazione del Workspace in caso di usi vietati, con rinvio alle procedure dell'Art. 3.8;
• Art. 14-bis.6 — Obbligo di manleva integrale dell'Utente a favore di Bookli per violazioni AI Act, GDPR, telemarketing e usi vietati;
• Art. 16.1 — Servizio "as is": esclusione di garanzie implicite sul Servizio;
• Art. 16.2 — Esclusione di responsabilità per danni indiretti, perdita di profitti e business interruption;
• Art. 16.3 — Massimale di responsabilità di Bookli limitato ai corrispettivi pagati negli ultimi 12 mesi;
• Art. 17.2 — Clausola risolutiva espressa: risoluzione di diritto del contratto senza necessità di diffida per violazione degli Artt. 3, 6, 13 e 14-bis;
• Art. 17.3 — Facoltà di recesso di Bookli senza giusta causa con preavviso di 30 giorni;
• Art. 17.5 — Decadenza delle pretese dell'Utente nel termine di 12 mesi, in deroga ai termini ordinari di prescrizione;
• Art. 17.6 — Cessazione delle licenze, delle integrazioni e dell'uso dei marchi di Bookli alla cessazione del rapporto;
• Art. 26 — Modifiche unilaterali ai Termini da parte di Bookli con preavviso di 30 giorni;
• Art. 27.4 — Facoltà di Bookli di cedere il contratto senza necessità di consenso dell'Utente;
• Art. 29 — Foro esclusivo di Milano per qualsiasi controversia.

Art. 29 — Legge applicabile e Foro competente

I presenti Termini sono regolati dalla legge italiana.

Per qualsiasi controversia relativa ai presenti Termini, alla Piattaforma o al Servizio, le parti eleggono quale foro esclusivo il Tribunale di Milano, con espressa esclusione di qualsiasi altro foro concorrente o alternativo.

Il presente accordo è stipulato esclusivamente tra soggetti che agiscono nell'esercizio della propria attività professionale o imprenditoriale (rapporto B2B). Le norme sulla competenza del giudice del luogo di residenza del consumatore (art. 33, D.Lgs. 206/2005) non si applicano.

Art. 30 — Contatti

Bookli S.r.l.
Viale Brianza 80, 20093 Cologno Monzese (MI), Italia
P. IVA: 13989710960

• Email: support@bookli.ai
• PEC: bookli@pec.it

Versione 2.0 — In vigore dal 1 giugno 2026. Sempre disponibile su bookli.ai/legal/termini-condizioni-piattaforma.