Privacy Policy Piattaforma Bookli.ai

Ai sensi e per gli effetti della normativa citata in oggetto, Bookli S.r.l., con la presente desidera informarLa in via preventiva tanto dell'uso dei Suoi dati personali, quanto dei Suoi diritti, comunicandoLe quanto segue.

1. Definizioni

Allo scopo di rendere maggiormente comprensibile quanto descritto nella presente informativa privacy, Bookli S.r.l. fornisce le seguenti definizioni:

1. «dato personale»: qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all'ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale;
2. «trattamento»: qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione;
3. «titolare del trattamento»: la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali;
4. «responsabile del trattamento»: la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento;
5. «destinatario»: la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o un altro organismo che riceve comunicazione di dati personali, che si tratti o meno di terzi;
6. «terzo»: la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che non sia l'interessato, il titolare del trattamento, il responsabile del trattamento e le persone autorizzate al trattamento dei dati personali sotto l'autorità diretta del titolare o del responsabile;
7. «consenso dell'interessato»: qualsiasi manifestazione di volontà libera, specifica, informata e inequivocabile dell'interessato, con la quale lo stesso manifesta il proprio assenso, mediante dichiarazione o azione positiva inequivocabile, che i dati personali che lo riguardano siano oggetto di trattamento;
8. «cliente di Bookli S.r.l.»: il soggetto, persona fisica o persona giuridica, che acquista da Bookli S.r.l. il servizio consistente nell'utilizzo della piattaforma Bookli.ai, funzionale all'attività di marketing, previa creazione di un apposito account sul sito internet della stessa Bookli S.r.l.;
9. «Bookli.ai»: software che tramite sistema di intelligenza artificiale conversazionale gestisce processi di digital marketing e chiamate AI;
10. «contatti»: soggetti a cui è rivolta l'attività di marketing effettuata dai clienti di Bookli S.r.l. per mezzo della piattaforma Bookli.ai.

2. Titolare del trattamento dei dati personali

Titolare del trattamento è il cliente di Bookli S.r.l., che ha acquistato il servizio usufruibile per mezzo della piattaforma Bookli.ai, finalizzata all'attività di marketing rivolta ai contatti del cliente medesimo.

Il cliente di Bookli S.r.l. è contattabile all'indirizzo email presente sulla Privacy Policy presente sul suo sito internet.

3. Responsabile del trattamento dei dati ex art. 28 GDPR

Il Responsabile del trattamento dei dati dei contatti è Bookli S.r.l., con sede legale in Cologno Monzese, Viale Brianza, n. 80, cap. 20093, P. IVA 13989710960, PEC: bookli@pec.it

Il Responsabile del trattamento dati ex art. 28 GDPR può essere contattato mediante email: info@bookli.ai

4. Tipologia di dati trattati e raccolti

Tramite la piattaforma Bookli.ai, Bookli S.r.l. (come Responsabile del trattamento) tratta i seguenti dati personali:

Dei clienti di Bookli S.r.l.:

• Nome, cognome, indirizzo email, dati di utilizzo, nome azienda, indirizzo, descrizione attività, categoria, dati di fatturazione (P. IVA, ragione sociale, codice fiscale), dati necessari al perfezionamento del pagamento per mezzo del sistema Stripe, dati di utilizzo

Dei contatti dei clienti di Bookli:

• Nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono, informazioni aggiuntive, conversazioni azienda-cliente, dati di fatturazione, dati necessari al perfezionamento del pagamento per mezzo del sistema Stripe.

Tramite la piattaforma Bookli.ai, il cliente come Titolare del trattamento tratta:

• i dati dei propri dipendenti consistenti in: nome, cognome, indirizzo email, dati di utilizzo;
• i dati dei propri contatti consistenti in: nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono, informazioni aggiuntive, conversazioni azienda-cliente, dati di fatturazione, dati necessari al perfezionamento del pagamento per mezzo del sistema Stripe.

I dati personali possono essere liberamente forniti dall'utente o, nel caso di dati di utilizzo, raccolti automaticamente durante l'uso del presente software.

L'utilizzo di cookie o di altri strumenti di tracciamento da parte di questa piattaforma, ove non diversamente precisato, ha la finalità di garantire il corretto funzionamento della piattaforma medesima.

Il cliente di Bookli S.r.l., in qualità di titolare del trattamento, si assume la responsabilità dei dati personali di terzi ottenuti, pubblicati o condivisi mediante questa applicazione e garantisce di avere il diritto di comunicarli o diffonderli, liberando il titolare da qualsiasi responsabilità verso terzi.

5. Dati relativi al Servizio VoIP/SIP e Chiamate AI

5.1 Natura del Servizio — Dichiarazione importante

Bookli S.r.l. NON gestisce e NON visualizza il traffico telefonico dei propri clienti in quanto operatore telefonico.

La piattaforma Bookli.ai:

• Gestisce esclusivamente le chiamate per interni VoIP dei clienti
• Opera unicamente per la gestione di chiamate AI (Intelligenza Artificiale)
• Il sistema di intelligenza artificiale elabora automaticamente il flusso audio per trascrivere e rispondere alle chiamate; tuttavia, nessun dipendente, collaboratore o sviluppatore di Bookli S.r.l. può ascoltare, monitorare o controllare le chiamate in tempo reale
• NON registra le chiamate salvo esplicita attivazione e conferma da parte dell'utente
• NON opera come operatore telefonico o fornitore di servizi di telecomunicazione
• NON fornisce numerazioni telefoniche proprie

L'utente è l'unico responsabile della configurazione dei propri interni VoIP e della conformità alle normative sulle telecomunicazioni.

5.2 Dati tecnici delle chiamate

I dati tecnici raccolti relativamente alle chiamate includono esclusivamente:

• Call SID: identificativo univoco della chiamata
• Durata effettiva: solo i minuti effettivi di conversazione (le chiamate con esito "busy" o "no-answer" non vengono conteggiate ai fini della fatturazione)
• Stato della chiamata: completata, occupato (busy), nessuna risposta (no-answer), fallita, annullata
• Timestamp: data e ora di inizio e fine chiamata
• Detection automatica: rilevamento di IVR (Interactive Voice Response) e segreterie telefoniche con accuratezza del 98.8%
• Metadati tecnici: necessari per il corretto funzionamento del servizio e per la fatturazione

5.3 Registrazione delle chiamate

Le chiamate gestite tramite la piattaforma Bookli.ai possono essere registrate esclusivamente:

• Su esplicita attivazione della funzionalità da parte dell'utente nelle impostazioni
• Previa conferma dell'utente per ogni singola automazione o campagna
• Con piena consapevolezza dell'utente circa gli obblighi di legge

RESPONSABILITÀ ESCLUSIVA DELL'UTENTE:

L'utente, attivando la funzione di registrazione delle chiamate, dichiara e garantisce di:

1. Informare preventivamentel'interlocutore che la chiamata sarà registrata, prima dell'inizio della registrazione stessa
2. Ottenere il consensodell'interlocutore alla registrazione, ove richiesto dalla normativa applicabile
3. Rispettare integralmente la normativa vigente in materia di registrazione delle comunicazioni, inclusi ma non limitati a: Art. 615-bis c.p., Art. 617 c.p. e seguenti, D.lgs. 196/2003 e GDPR, normativa sulle telecomunicazioni applicabile
4. Conservare le registrazioni in modo sicuro e per il tempo strettamente necessario
5. Non utilizzare le registrazioni per finalità illecite o non autorizzate

Bookli S.r.l. declina espressamente ogni e qualsiasi responsabilitàper l'uso improprio, illecito o non conforme alla normativa della funzione di registrazione da parte dell'utente.

6. Finalità del trattamento e base giuridica

Il titolare del trattamento (Cliente di Bookli S.r.l.), sfruttando le funzioni di Bookli.ai, può utilizzare i dati dei propri contatti per le seguenti finalità:

1. Svolgere attività di marketing diretto tramite sistemi automatizzati di chiamata e comunicazioni elettroniche;
2. Comunicare i dati a terzi per lo svolgimento di marketing di terze parti;
3. Profilazione;
4. Concludere contratti e adempierli;
5. Adempiere obblighi di legge;
6. Tutelare i propri interessi di titolare del trattamento.

La base giuridica del trattamento consiste in:

• Consenso prestato dall'utente ai sensi dell'art. 6, lett. a) GDPR (finalità a, b, c);
• Necessità di eseguire un contratto ex art. 6, lett. b) GDPR (finalità d);
• Necessità di eseguire obblighi di legge ex art. 6, lett. c) GDPR (finalità e);
• Necessità di perseguire il legittimo interesse ex art. 6, lett. f) GDPR (finalità f).

Bookli S.r.l., in qualità di Responsabile del trattamento, utilizza i dati del cliente e dei contatti per: creare e gestire l'account, fornire i prodotti richiesti, rilasciare informazioni sul servizio, adempiere gli obblighi di legge, tutelare i diritti del titolare, gestire le chiamate AI tramite interni VoIP, calcolare il consumo ai fini della fatturazione, gestire i pagamenti tramite Stripe.

7. Soggetti autorizzati al trattamento

I dati potranno essere comunicati a società o professionisti esterni della cui collaborazione il Titolare potrà giovarsi. In particolare:

• Stripe, Inc.: processore di pagamenti certificato PCI-DSS
• Amazon Web Services (AWS): hosting e infrastruttura cloud certificata ISO 27001
• Fornitori di servizi di telefonia VoIP: per l'erogazione del servizio di chiamate e messaggistica
• Fornitori di modelli di intelligenza artificiale generativa: per l'elaborazione del linguaggio naturale e la comprensione delle conversazioni
• Fornitori di servizi di sintesi vocale (TTS) e riconoscimento vocale (STT): per la conversione testo-voce e voce-testo durante le chiamate AI
• Fornitori di servizi di monitoraggio e telemetria: per il monitoraggio delle performance, la sicurezza e il debugging della Piattaforma
• Fornitori di servizi di posta elettronica: per l'invio di comunicazioni di servizio e, previo consenso, comunicazioni promozionali

L'elenco completo e aggiornato dei sub-responsabili del trattamento è disponibile su richiesta scrivendo a info@bookli.ai. Tutti i fornitori di servizi operano in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, con garanzie adeguate di sicurezza e riservatezza.

7.1 Integrazione WhatsApp

La Piattaforma offre una funzionalità di integrazione con WhatsApp, che consente all'Utente di collegare il proprio account WhatsApp per la gestione della messaggistica. L'integrazione è gestita tramite software self-hosted sui server di Bookli; nessun dato transita attraverso servizi di terze parti per questa funzionalità.

DISCLAIMER: Bookli non è affiliato, associato, autorizzato, approvato da, o in alcun modo ufficialmente connesso con WhatsApp o con Meta Platforms, Inc. "WhatsApp" e i relativi nomi, marchi, emblemi e immagini sono marchi registrati dei rispettivi proprietari.

Importante:

• L'integrazione WhatsApp non è verificata o approvata da Meta Platforms, Inc.
• L'utilizzo potrebbe comportare restrizioni sull'account WhatsApp dell'Utente. L'Utente utilizza la funzionalità a proprio rischio e pericolo
• Bookli non accede, visualizza o monitora le conversazioni WhatsApp dell'Utente senza il previo consenso esplicito

8. Modalità di trattamento e Misure di sicurezza

Il Responsabile del trattamento è dotato delle adeguate misure di sicurezza consistenti in:

1. Protezione avanzata di AWS
2. Misure certificate ISO 27001 Compliance offerte da AWS
3. Misure tecniche: antivirus, antimalware, crittografia, controllo accessi, tracciabilità, cifratura TLS, backup periodici
4. Misure organizzative: Data Breach Policy, Data Retention Policy, nomina responsabile del trattamento, revisione periodica documentazione privacy

Livelli di servizio garantiti:

• Uptime della piattaforma: 98.8% su base mensile
• Accuratezza detection IVR/Segreterie: 98.8%

9. Luogo

I dati personali sono trattati principalmente su server ubicati all'interno dell'Unione Europea (AWS Region eu-west-3, Francia).

10. Periodo di conservazione

I dati sono trattati e conservati per il tempo richiesto dalle finalità per le quali sono stati raccolti. Pertanto:

• Dati contrattuali: non oltre dieci anni dall'estinzione del rapporto (ex art. 2220 c.c.)
• CDR (Call Detail Records): 10 anni (obblighi fiscali)
• Log tecnici di sistema: 24 mesi
• Log di sessione e navigazione: 12 mesi
• Log di sicurezza: 24 mesi
• Registrazioni delle chiamate: conservate secondo le impostazioni definite dall'utente, sotto la sua esclusiva responsabilità

Per gli utenti della piattaforma, Bookli S.r.l. garantisce la criptazione e l'offuscamento dei dati. Solo l'azienda cliente può visualizzare in maniera chiara i dati/conversazioni dei propri contatti.

11. Trasferimento dei dati all'estero

I dati personali potranno essere trasferiti verso Paesi membri dell'Unione Europea. Laddove strettamente necessario, i dati potrebbero essere trasferiti in Paesi al di fuori dell'Unione Europea (es. Stati Uniti per Stripe), nel rispetto delle norme ex artt. 44, 45 e 46 GDPR.

12. Diritti dell'interessato

Tra i diritti riconosciuti all'interessato dal GDPR rientrano quelli di:

• Accesso: diritto di ottenere conferma del trattamento e delle sue caratteristiche
• Rettifica: diritto di chiedere la correzione dei dati senza ingiustificato ritardo
• Cancellazione: diritto alla cancellazione dei dati personali
• Limitazione: diritto di impedire operazioni sui dati, a determinate condizioni
• Opposizione: diritto di opporsi al trattamento in qualsiasi momento
• Portabilità: diritto di ricevere i dati in formato strutturato e trasferirli
• Revoca del consenso: in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente
• Reclamo: diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali

Può richiedere l'esecuzione di questi diritti in qualsiasi momento contattando il titolare del trattamento. Le richieste saranno evase gratuitamente entro un mese dalla richiesta.

13. Trattamento per finalità diversa

Qualora il Titolare intenda trattare ulteriormente i dati personali per una finalità diversa da quella per cui essi sono stati raccolti, fornirà all'interessato informazioni in merito a tale diversa finalità e ogni ulteriore informazione pertinente di cui all'art. 13, paragrafo 2 del Regolamento.

14. Modifiche

Il Titolare si riserva il diritto di aggiornare l'Informativa in qualsiasi momento. Per qualsiasi ulteriore informazione o questione è possibile contattare il Titolare e il Responsabile del Trattamento ai recapiti indicati al punto n. 1.