Privacy Policy della Piattaforma

Ai sensi e per gli effetti della normativa citata in oggetto, Bookli S.r.l. desidera informare l'interessato, in via preventiva, tanto dell'uso dei suoi dati personali quanto dei suoi diritti, comunicando quanto segue.

1. Definizioni

• «dato personale»: qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»).
• «trattamento»: qualsiasi operazione o insieme di operazioni compiute su dati personali, come definito dall'art. 4, punto 2), del GDPR.
• «titolare del trattamento»: il soggetto che determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali.
• «responsabile del trattamento»: il soggetto che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento.
• «consenso»: qualsiasi manifestazione di volontà libera, specifica, informata e inequivocabile con cui l'interessato accetta il trattamento dei propri dati.
• «Cliente» o «Owner»: il soggetto, persona fisica o giuridica, che crea un Workspace sulla piattaforma Bookli.ai per l'utilizzo del Servizio, come definito nei Termini e Condizioni di Bookli.
• «Bookli.ai» o «Piattaforma»: il software che, tramite intelligenza artificiale conversazionale, gestisce chiamate AI, automazioni e attività di comunicazione per conto del Cliente.
• «Contatti»: le persone fisiche destinatarie delle comunicazioni gestite dal Cliente per mezzo della Piattaforma (chiamanti, chiamati, destinatari di messaggi).

2. I tre ruoli di Bookli rispetto ai dati personali

Bookli S.r.l. tratta dati personali in tre vesti distinte, a seconda della categoria di dato e della finalità perseguita. È importante distinguerle, perché determinano chi risponde di cosa.

2.1 — Titolare del trattamento dei dati del Cliente

Per i dati personali relativi al Cliente stesso in quanto utente della Piattaforma — dati di registrazione, account, fatturazione, log di accesso — Bookli S.r.l. agisce quale Titolare del trattamento ai sensi dell'art. 4, punto 7), del GDPR.

2.2 — Responsabile del trattamento dei dati dei Contatti

Per i dati personali dei Contatti, gestiti dal Cliente per mezzo della Piattaforma nell'ambito della propria attività, il Cliente è Titolare del trattamento e Bookli S.r.l. agisce quale Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR, sulla base della Convenzione DPA disponibile su https://bookli.ai/legal/convenzione-dpa.pdf, che si intende integralmente richiamata.

2.3 — Titolare autonomo dei metadati di traffico e dei dati di consumo

Relativamente ai metadati di traffico delle chiamate (numero della controparte, durata, esito, data e ora — "CDR") e ai dati di consumo del Servizio, Bookli S.r.l. tratta tali dati anche per una propria finalità, distinta dall'esecuzione del Servizio per conto del Cliente: la documentazione dei consumi ai fini della fatturazione e la conservazione di prova a tutela di Bookli e del Cliente stesso in caso di contestazioni relative all'attività svolta tramite la Piattaforma. Per questa specifica finalità, limitatamente a questa categoria di dati, Bookli S.r.l. agisce quale titolare autonomo del trattamento ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR (legittimo interesse), e non quale Responsabile.

Questa distinzione è dettagliata nel Registro delle Attività di Trattamento e nella Convenzione DPA di Bookli, disponibili su richiesta o ai link indicati nel presente documento.

3. Titolare del trattamento — dati di contatto

4. Categorie di dati trattati

4.1 — Dati del Cliente (Bookli quale Titolare)

Nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono, data di nascita, password conservata in forma cifrata (hash), dati di utilizzo della Piattaforma, nome dell'azienda, indirizzo, descrizione dell'attività, categoria merceologica, dati di fatturazione (partita IVA, ragione sociale, codice fiscale), dati necessari al perfezionamento del pagamento tramite il sistema Stripe.

Bookli tratta inoltre i dati relativi alla gestione dei consensi legali: accettazione dei Termini e Condizioni e della presente informativa, e manifestazione o revoca del consenso alle comunicazioni promozionali. Tali dati sono conservati quale prova dell'accettazione, sulla base dell'obbligo di dimostrare il consenso ai sensi dell'art. 7, paragrafo 1, del GDPR; il trattamento per finalità promozionali si fonda sul consenso dell'interessato ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera a), revocabile in ogni momento senza pregiudizio per la liceità del trattamento già effettuato.

4.2 — Dati dei Contatti (Bookli quale Responsabile)

Nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono, informazioni aggiuntive inserite dal Cliente, contenuto delle conversazioni tra il Cliente e il Contatto, ed eventuali altri dati che il Cliente scelga di trattare tramite le funzionalità configurabili della Piattaforma.

4.3 — Metadati di traffico e dati di consumo (Bookli quale titolare autonomo)

Numero della controparte e numero della linea del Cliente, direzione, data e ora, durata, esito, identificativo tecnico e costo di ciascuna chiamata; dati aggregati di consumo (minuti, caratteri, messaggi utilizzati) — cfr. Sezione 2.3. I dati identificativi della controparte sono soggetti al ciclo di minimizzazione descritto alla Sezione 10.

I dati personali sono liberamente forniti dall'interessato oppure, nel caso dei dati di utilizzo, raccolti automaticamente durante l'uso della Piattaforma. L'eventuale uso di cookie o strumenti di tracciamento sul sito e sulla Piattaforma, ove non diversamente precisato, ha la sola finalità di garantirne il corretto funzionamento.

Il Cliente, in qualità di Titolare del trattamento dei dati dei propri Contatti, si assume la responsabilità dei dati personali di terzi caricati, trattati o comunicati tramite la Piattaforma, e garantisce di disporre dei diritti e delle basi giuridiche necessarie.

5. Servizio VoIP/SIP e chiamate AI

5.1 — Natura del Servizio

Bookli S.r.l. non gestisce e non visualizza il traffico telefonico dei propri Clienti in qualità di operatore di telecomunicazioni. La Piattaforma:

• si interfaccia con gli interni VoIP, i trunk SIP o i provider telefonici messi a disposizione dal Cliente o da terzi da questo autorizzati;
• elabora automaticamente il flusso audio tramite intelligenza artificiale per trascrivere e rispondere alle chiamate; nessun dipendente, collaboratore o sviluppatore di Bookli ascolta, monitora o controlla le chiamate in tempo reale;
• non registra le chiamate salvo esplicita attivazione da parte del Cliente (cfr. Sezione 5.2);
• non opera come operatore di telecomunicazioni, non è iscritta al Registro degli Operatori di Comunicazione (ROC) e non fornisce numerazioni telefoniche proprie.

Il Cliente è l'unico responsabile della configurazione dei propri interni VoIP o del proprio carrier telefonico, e della conformità alla normativa sulle telecomunicazioni applicabile.

5.2 — Registrazione delle chiamate

Le chiamate possono essere registrate esclusivamente su esplicita attivazione della funzionalità da parte del Cliente. Attivando tale funzione, il Cliente dichiara e garantisce di: informare preventivamente l'interlocutore della registrazione; ottenere il consenso ove richiesto dalla normativa applicabile; rispettare la normativa vigente in materia (artt. 615-bis e 617 e seguenti del codice penale, GDPR, normativa sulle telecomunicazioni); conservare le registrazioni in modo sicuro e per il tempo necessario. Bookli S.r.l. non risponde dell'uso improprio o non conforme della funzione di registrazione da parte del Cliente.

5.3 — Disclosure sulla natura artificiale dell'agente (AI Act)

Ai sensi dell'articolo 3, punto 3), e dell'articolo 25 del Regolamento (UE) 2024/1689 ("AI Act"), Bookli S.r.l. agisce quale fornitore ("provider") del sistema di intelligenza artificiale integrato nella Piattaforma; il Cliente, in quanto soggetto che impiega il sistema sotto la propria autorità professionale, riveste la qualifica di "deployer" ai sensi dell'art. 3, punto 4), dello stesso Regolamento.

Coerentemente con l'obbligo di trasparenza by design dell'art. 50 dell'AI Act, il messaggio di apertura dell'agente conversazionale include, per impostazione predefinita, una dicitura che informa l'interlocutore di interagire con un sistema di intelligenza artificiale. Il Cliente può modificare o rimuovere tale dicitura, sotto la propria responsabilità, a titolo esemplificativo qualora disponga già di un proprio meccanismo di informativa preventivo (quale un messaggio pre-registrato sul proprio centralino telefonico, antecedente al trasferimento della chiamata all'agente). Tale scelta, e la relativa responsabilità verso i destinatari delle chiamate, rimane in ogni caso in capo al Cliente in qualità di deployer.

5.4 — Dati tecnici delle chiamate

I dati tecnici raccolti includono: identificativo univoco della chiamata; durata effettiva della conversazione (le chiamate con esito "occupato" o "nessuna risposta" non sono conteggiate ai fini della fatturazione); stato della chiamata; data e ora di inizio e fine; rilevamento automatico di segreteria telefonica o IVR; metadati tecnici necessari al funzionamento del Servizio e alla fatturazione.

6. Finalità del trattamento e base giuridica

6.1 — Finalità perseguite dal Cliente (Titolare dei dati dei Contatti)

Il Cliente, tramite le funzionalità della Piattaforma, può utilizzare i dati dei propri Contatti per: svolgere attività di comunicazione e marketing diretto tramite chiamate e messaggi automatizzati; concludere e adempiere contratti con i propri Contatti; adempiere obblighi di legge; tutelare i propri interessi legittimi quale titolare del trattamento.

Il Cliente può altresì avvalersi di strumenti o servizi di terze parti collegati alla Piattaforma (a titolo esemplificativo, servizi di invio email o automazioni verso propri sistemi esterni) per eseguire le proprie campagne di comunicazione verso i propri Contatti; in tal caso, tali servizi trattano i dati per conto del Cliente e secondo le istruzioni impartite da quest'ultimo tramite la configurazione della Piattaforma, non per finalità autonome di questi fornitori.

La base giuridica di tali trattamenti, a seconda della finalità, consiste in: consenso dell'interessato (art. 6, lett. a, GDPR); esecuzione di un contratto (art. 6, lett. b); adempimento di un obbligo di legge (art. 6, lett. c); legittimo interesse del Cliente (art. 6, lett. f). L'individuazione della base giuridica applicabile al singolo trattamento spetta al Cliente in qualità di Titolare.

6.2 — Finalità perseguite da Bookli quale Responsabile

Bookli S.r.l., in qualità di Responsabile del trattamento, tratta i dati dei Contatti esclusivamente secondo le istruzioni del Cliente, per le finalità di: erogazione del Servizio (gestione delle chiamate AI, trascrizione, generazione delle risposte); calcolo dei consumi ai fini della fatturazione; gestione dei pagamenti tramite Stripe; adempimento di obblighi di legge.

6.3 — Finalità perseguite da Bookli quale titolare autonomo

Come indicato alla Sezione 2.3, Bookli tratta i metadati di traffico e i dati di consumo per la documentazione dei propri consumi ai fini di fatturazione e per la conservazione di prova a propria tutela e a tutela del Cliente, sulla base del proprio legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR).

6.4 — Registrazione delle sessioni d'uso della dashboard

Per individuare e diagnosticare tempestivamente gli errori applicativi della Piattaforma, Bookli registra le sessioni di utilizzo della dashboard da parte degli utenti registrati. La registrazione comprende la sequenza delle interazioni compiute e il contenuto visualizzato a schermo nel corso della sessione, che può includere dati dei Contatti gestiti dal Cliente; i campi digitati sono mascherati e non vengono registrati.

Il trattamento è svolto da Bookli in qualità di Titolare sulla base del proprio legittimo interesse (art. 6, paragrafo 1, lettera f, del GDPR) alla continuità e alla qualità del Servizio, perseguito attraverso la diagnosi dei malfunzionamenti segnalati o rilevati. Le registrazioni sono ospitate presso un fornitore con infrastruttura situata in una region dell'Unione Europea, sono conservate per trenta (30) giorni dalla raccolta e successivamente cancellate in via automatica, e l'accesso alle stesse è riservato al personale tecnico autorizzato, per le sole finalità di diagnosi qui indicate.

L'interessato può opporsi a questo trattamento in qualsiasi momento, ai sensi dell'articolo 21 del GDPR, scrivendo ai recapiti indicati alla Sezione 3.

7. Soggetti terzi coinvolti nel trattamento

Per l'erogazione del Servizio, Bookli S.r.l. si avvale di fornitori terzi che trattano dati per proprio conto quali sub-responsabili ai sensi dell'art. 28 GDPR, tra cui, a titolo esemplificativo:

• fornitori di servizi di pagamento (Stripe, Inc.), con certificazione PCI-DSS;
• fornitori di infrastruttura cloud e hosting;
• fornitori di modelli di intelligenza artificiale per l'elaborazione del linguaggio naturale, la sintesi vocale e il riconoscimento vocale;
• fornitori di servizi di monitoraggio, telemetria e sicurezza della Piattaforma;
• fornitori di servizi di posta elettronica per le comunicazioni di servizio.

L'elenco nominativo e aggiornato dei sub-responsabili del trattamento, con la relativa localizzazione geografica, è consultabile dai Clienti nell'area riservata della Piattaforma. Gli altri interessati possono richiederlo scrivendo all'indirizzo indicato alla Sezione 3. Il quadro per categoria di servizio è pubblicamente disponibile su https://bookli.ai/legal/sub-processors.

Alcune integrazioni disponibili sulla Piattaforma (a titolo esemplificativo: il proprio account Twilio, il proprio carrier telefonico SIP, il proprio Business Account WhatsApp, il proprio server di posta elettronica, la sincronizzazione con il proprio account Google Calendar) prevedono che sia il Cliente stesso a collegare un fornitore di cui è già titolare del rapporto contrattuale, con proprie credenziali. In tali casi, il fornitore non è un sub-responsabile di Bookli, e il Cliente resta l'unico responsabile della scelta del fornitore e della verifica della sua conformità alla normativa applicabile.

7.1 — Integrazione WhatsApp

La Piattaforma offre due modalità di integrazione con WhatsApp. La prima, self-hosted, è basata su software gestito sui server di Bookli, senza transito dei dati attraverso servizi ufficiali di terze parti per questa specifica funzionalità; tale modalità non è verificata o approvata da Meta Platforms, Inc. e il suo utilizzo può comportare restrizioni sull'account WhatsApp del Cliente da parte di Meta. La seconda, ufficiale, si basa sui servizi WhatsApp Business Cloud API di Meta Platforms, Inc., previa registrazione e approvazione da parte di quest'ultima; in tal caso si applicano i termini di servizio di WhatsApp e Meta.

Bookli S.r.l. non è affiliata, associata o in alcun modo connessa con WhatsApp o con Meta Platforms, Inc. Il Cliente utilizza entrambe le modalità sotto la propria responsabilità.

8. Misure di sicurezza e livelli di servizio

Bookli S.r.l. adotta misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate, tra cui: infrastruttura cloud con misure di sicurezza allineate ai principi della norma ISO/IEC 27001; cifratura dei dati, controllo degli accessi basato su ruoli, tracciabilità, cifratura delle comunicazioni (TLS), backup periodici; procedure interne di gestione delle violazioni di dati personali e di conservazione/cancellazione dei dati; designazione di un referente privacy interno.

I livelli di servizio target sono: disponibilità (uptime) della Piattaforma pari al 99,5% su base mensile; accuratezza del rilevamento automatico di segreteria/IVR pari al 95%, secondo quanto stabilito nei Termini e Condizioni del Servizio.

9. Luogo del trattamento

I dati personali sono trattati principalmente su server ubicati nell'Unione Europea (region AWS di Parigi, Francia).

10. Periodo di conservazione

I dati e le conversazioni dei Contatti sono conservati cifrati a livello di database e non sono leggibili attraverso i sistemi di archiviazione. In chiaro, tali dati sono visibili al Cliente titolare del Workspace tramite l'interfaccia della Piattaforma e, limitatamente a quanto necessario per l'assistenza, al personale di Bookli espressamente autorizzato che attivi la funzione di accesso privilegiato. Tale funzione è riservata a un numero limitato di persone individuate per ruolo, è subordinata ad autorizzazione controllata ed è tracciata con indicazione dell'operatore, del Workspace visitato e del momento di attivazione. È consentita esclusivamente per finalità di assistenza tecnica, diagnosi di anomalie o supporto operativo, mai per finalità proprie di Bookli. Il personale autorizzato è vincolato all'obbligo di riservatezza ai sensi dell'art. 29 GDPR e dell'art. 2-quaterdecies del D.Lgs. 196/2003.

11. Trasferimento dei dati verso paesi terzi

I dati personali sono trattati prevalentemente all'interno dell'Unione Europea. Alcuni sub-responsabili indicati alla Sezione 7 sono situati in paesi terzi, in particolare negli Stati Uniti; in tali casi, il trasferimento avviene nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR, sulla base di decisioni di adeguatezza della Commissione Europea, di Clausole Contrattuali Standard, o di altre garanzie adeguate ai sensi dell'art. 46 del GDPR.

12. Diritti dell'interessato

L'interessato ha diritto di ottenere, nei limiti e alle condizioni previste dal GDPR: accesso ai propri dati personali; rettifica dei dati inesatti; cancellazione dei dati; limitazione del trattamento; opposizione al trattamento; portabilità dei dati; revoca del consenso, ove il trattamento sia fondato su tale base, senza pregiudicare la liceità del trattamento già effettuato; reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

Tali diritti possono essere esercitati contattando il Titolare o il Responsabile ai recapiti indicati alla Sezione 3. Le richieste sono evase gratuitamente, di norma entro un mese dalla ricezione.

Con riferimento ai metadati di traffico e ai dati di consumo di cui alla Sezione 2.3, una richiesta di cancellazione o di opposizione può essere motivatamente rifiutata, in tutto o in parte, per le ragioni indicate alla stessa Sezione 2.3 (documentazione dei consumi e tutela in caso di contestazioni), nei limiti previsti dall'art. 17, paragrafo 3, del GDPR.

13. Trattamento per finalità diversa

Qualora il Titolare intenda trattare ulteriormente i dati personali per una finalità diversa da quella per cui sono stati raccolti, fornirà all'interessato le informazioni relative a tale diversa finalità, ai sensi dell'art. 13, paragrafo 2, del GDPR.

14. Modifiche

Bookli S.r.l. si riserva il diritto di aggiornare la presente informativa in qualsiasi momento. Per ogni informazione o richiesta è possibile contattare il Titolare e il Responsabile ai recapiti indicati alla Sezione 3.

Versione 2.0 — In vigore dall'11 settembre 2026. Sempre disponibile su bookli.ai/legal/privacy-policy-piattaforma. Bookli S.r.l. — P.IVA 13989710960 — privacy@bookli.ai — PEC: bookli@pec.it